Jaarlijks hebben bedrijven die werknemersvoordelen aanbieden, een open inschrijvingsperiode voor werknemers om hun zorgdekking voor het volgende jaar in te schrijven of te verlengen. In afwachting van de open inschrijvingsperiode starten veel bedrijven een campagne om informatie over hun voordeelopties door te geven. De campagne kan veelzijdig benaderd zijn met behulp van elektronische en schriftelijke communicatie naast open vergadersessies om het gezondheidsplan en de voordelen van het komende jaar uit te leggen.
Elektronische campagne
Elektronische werknemersmededelingen met betrekking tot open inschrijving zijn gebruikelijk op de werkplek van vandaag. Open enercommunicatiecampagnes bevatten e-mailberichten naar alle medewerkers met informatie over de voordelenplannen en herinneringen over wanneer en hoe u zich kunt inschrijven, wekelijkse nieuwsbrieven met artikelen over uitkeringsopties en voordelenbrochures. De via e-mail verzonden informatie kan worden gepost op een bedrijfsintranet, een interne website, waarmee werknemers via e-mails kunnen linken. De verkoper die de registratieverwerking afhandelt, kan een website hebben voor elektronische inschrijving die informatie over de voordeelopties kan bevatten. Medewerkers kunnen elektronische uitkeringsinformatie op hun gemak bekijken en zich inschrijven op hun gemak vóór het einde van de open inschrijvingsperiode.
Conference Call / Web Meeting
Grotere werkgevers kunnen bedrijfsbrede telefonische vergaderingen houden met bijbehorende webvergaderingen tijdens open inschrijving. Gesprekken kunnen worden gehost door de personeelsafdeling en de gasten van de leveranciers worden gecontracteerd om de voordelen van het volgende jaar te bieden. Elke leverancier kan met het aanbod spreken en vragen beantwoorden. Presentaties, waaronder een demonstratie van de inschrijfwebsite, kunnen tijdens het gesprek online worden gevolgd via een webvergadering.
Face-to-Face Open Enrollment Sessions
Om werknemers te bereiken zonder computer- of telefoontoegang, kunnen bedrijven verschillende open inschrijvingssessies houden. Net als het conference call-concept, kunnen vertegenwoordigers van de personeelsafdeling van het bedrijf en de verkopers van het gezondheidsplan persoonlijke gesprekken met werknemers houden om de voordelen en het inschrijvingsproces uit te leggen. Verschillende sessies kunnen worden gehouden om werknemers in verschillende diensten te ontvangen en een meer intieme setting voor werknemers om vragen te stellen mogelijk te maken.
