Bedrijven hebben twee belangrijke bedrijfcycli: de inkomstencyclus en de uitgavencyclus. Rekeningen voor de volledige cyclus zijn onderdeel van de grotere inkoop- en uitgavencyclus. Het bestaat uit het volledige scala aan noodzakelijke boekhoudactiviteiten die nodig zijn om een aankoop te voltooien zodra de bestelling is geplaatst en het product of de service is ontvangen. De volledige betalingscyclus bestaat uit het matchen van documenten, het goedkeuren van facturen, het uitgeven van cheques en het registreren van betalingen.
Tips
-
Full cycle crediteuren kunnen ofwel verwijzen naar het volledige proces van het ontvangen, verifiëren en betalen van een factuur of een functie die verantwoordelijkheid voor het hele proces met zich meebrengt.
De crediteurenadministratie
Drie belangrijke documenten zijn betrokken bij het crediteurenproces: een inkooporder, een ontvangstrapport en een leveranciersfactuur.
- Wanneer het bedrijf klaar is om een aankoop te doen, zal een inkoopafdeling een bestelling naar een leverancier. Dit document geeft de gevraagde artikelen, de prijs en de hoeveelheid informatie. De inkooporder activeert de leverancier om de goederen te verzenden.
- Nadat het bedrijf de goederen heeft ontvangen, voltooit de ontvangende afdeling een rapport ontvangen. Dit rapport documenteert de exacte goederen in de zending. Als de zending beschadigde artikelen bevat, noteert de werknemer dit in het rapport.
- De leverancier verzendt een verkopersfactuur het aanvragen van betaling voor de geleverde goederen of diensten. Dit document wordt naar crediteuren gestuurd en activeert het betalingsproces.
Procedures voor crediteuren
Een goed beheerd rekeningenbedrijf opzet zorgvuldig gedefinieerde procedures om het crediteurenproces te begeleiden, om fouten te voorkomen en te detecteren wanneer ze zich voordoen. Dezelfde procedures kunnen ook afschrikken en opzettelijke vervalsing detecteren, en een audittrail bieden voor later gebruik in het geval dat een afwijking onontdekt zou passeren. Die procedures variëren tussen bedrijven en afdelingen, maar volgen over het algemeen een vergelijkbaar patroon:
- Na ontvangst van de crediteurfactuur voert het crediteuren-team een driewegmatch door de informatie op de bestelling te vergelijken met die op het ontvangstrapport en de leverancierfactuur, om ervoor te zorgen dat de informatie consistent is.
- Als crediteuren kunnen controleren of de goederen op de leveranciersfactuur door het bedrijf zijn besteld en ontvangen, factuur is goedgekeurd voor betalingsverwerking. Dit gebeurt via een voucher, handtekening of stempel.
- Als er verschillen zijn - als de ontvangen hoeveelheid niet overeenkomt met bijvoorbeeld de bestelde hoeveelheid en factuur, of als het product niet-feitelijk is zoals besteld - zullen debiteuren proberen de bron van het probleem op te sporen door zo nodig opvolgen bij de ontvangende afdeling, de verkoper of de eindgebruiker die de bestelling heeft geplaatst.
- In grote bedrijven wordt de feitelijke betaling verwerkt door de afdeling Treasury. Echter, crediteuren zijn verantwoordelijk voor het uitgeven van betalingen in de meeste kleine bedrijven. Nadat een factuur is goedgekeurd, verzendt de crediteur de geborgde documentatie samen met een cheque naar de ondertekenaar van een bedrijf.
- Nadat de controleur ondertekent en ondertekent, moeten de crediteuren de cheques en markeert de factuur als betaald in het boekhoudsysteem.
Full-cycle-accounts Te betalen rollen
Accounts betaalbare functieomschrijvingen worden ook vaak aangeduid als 'volledige cyclus'. Dit betekent dat de crediteurenmedewerker is verantwoordelijk voor elk deel van het betalingsproces, in tegenstelling tot specialisatie in een of meer specifieke gebieden. Mogelijke verantwoordelijkheden kunnen zijn: driewegmatching, het controleren van onkostendeclaraties op nauwkeurigheid, het toepassen van betalingskortingen en het afgeven van betalingen aan verkopers.
Wanneer deze posities worden geadverteerd, probeert de HR-afdeling of de manager die verantwoordelijk is voor de huur meestal accounts te maken die vragen over de beloning van een sollicitant zijn en die de vertrouwdheid van een sollicitant met het hele proces nauwkeurig beoordelen, en zwakke punten of gebieden van onervarenheid identificeren.
