Bij het maken van een boekhoudsysteem moeten bedrijven en non-profitorganisaties een raamwerk voor interne controle opstellen. Het interne controleproces helpt ervoor te zorgen dat het systeem goed werkt en dat alle betrokken medewerkers presteren zoals verwacht. Het hebben van een dergelijke essentiële zakelijke functie biedt redelijke zekerheid door de kans op fouten te verminderen en de activa van de organisatie te beschermen. Vanwege het belang ervan doen bedrijven er goed aan om de fundamentele principes van interne controle in overweging te nemen.
verantwoordelijkheden
Bedrijven moeten duidelijke verantwoordelijkheden vaststellen. Het toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden aan individuen zorgt ervoor dat ze begrijpen wat hun rol is bij het handhaven van de interne controle. Als een verantwoordelijkheid voor interne controle consequent over het hoofd wordt gezien, zal een effectief intern controlesysteem duidelijk maken wie een toegewezen taak niet uitvoert.
Record houden
Geheugen is geen onfeilbaar hulpmiddel, vooral als het gaat om grote hoeveelheden informatie of transacties. Na correcte procedures voor het bijhouden van gegevens kunnen bedrijven een nauwkeurige geschiedenis van transacties bij de hand hebben. Dergelijke historische gegevens zorgen ervoor dat het bedrijf er later naar kan verwijzen als er een probleem wordt ontdekt of als verduidelijking nodig is.
Verzekering en binding
Helaas kan zelfs het beste interne controlesysteem het verlies van een actief niet voorkomen. Door activa te verzekeren en medewerkers te binden, kan een organisatie er zeker van zijn dat de waarde van een actief wordt terugbetaald als het activum wordt gestolen of anderszins onrechtmatig wordt gebruikt.
Asset Records en Custody
In een intern controlesysteem zijn de mensen die fysieke toegang hebben tot contanten en andere activa niet dezelfde mensen die de gegevens met betrekking tot dat activum bijhouden. Als, bijvoorbeeld, de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de kleine kasregistratie dezelfde persoon was die de sleutel had tot de kleine kas, zou het gemakkelijk voor die persoon zijn om zichzelf te helpen aan het geld terwijl het vervalste kasregister wordt vervalst. De persoon die activadocumenten bijhoudt, zou niet fysiek toegang mogen hebben tot de items die hij bijhoudt.
Verantwoordelijkheid voor gerelateerde transacties
Soms moeten verschillende taken worden voltooid om een enkele transactie te voltooien. In dit geval is het belangrijk dat verschillende werknemers elk de afzonderlijke taken uitvoeren die de transactie vormen. Dit zorgt ervoor dat meer dan één persoon betrokken was bij het voltooien van de taak, waardoor de kans dat fouten of frauduleuze handelingen ontdekt worden, groter wordt.
Technologische controles
Inbraakalarmen, elektronische keypads en andere op technologie gebaseerde beveiligingsfuncties kunnen organisaties helpen hun bedrijfsmiddelen te beschermen. Technologie kan vaak gaan waar mensen 24 uur per dag zonder extra beloning of onderbrekingen niet kunnen en kunnen werken. Slimme bedrijven vergroten hun interne controlesystemen met passende en kosteneffectieve technologie.
Onafhankelijke beoordeling
Bedrijven moeten hun interne controlesystemen regelmatig herzien. Dat zou gedaan moeten worden door een persoon die niets van het te controleren werk heeft uitgevoerd. Een onafhankelijke beoordelaar kan objectief rapporteren over de werkzaamheden die tijdens het interne controleproces worden uitgevoerd, heeft geen reden om fouten te dekken of is te optimistisch over de controleprocedures.
