Of u nu werkt in een drukke public relationsafdeling voor een groot bedrijf, of bent aangesteld om de promotie voor een klein evenement af te handelen, de mediawaarschuwing is een van de belangrijkste instrumenten in de branche. De media-waarschuwing is een uitnodiging die is ontworpen om de media te informeren over uw evenement, zoals een persconferentie of grootse opening, en nodigt hen uit om deel te nemen. Een mediawaarschuwing verschilt van een persbericht, dat een voorbeeld is van het type dekking dat u na het evenement zou willen zien.
Voeg een kop toe aan het document met de titel "Media-melding". Gebruik een groot lettertype - 20 punten of meer - allemaal hoofdletters en vetgedrukte letters om te zorgen dat de waarschuwing opvalt tussen alle andere items die een redactiekamer elke dag ontvangt.
Vermeld de datum waarop u de waarschuwing verzendt en uw contactgegevens boven aan de pagina.
Beschrijf de basisinformatie over het evenement; omvatten de wie, wat, waar, wanneer en waarom. Breek elk aspect op in een afzonderlijke alinea, elk met een eigen kop.
Gebruik duidelijke, dwingende taal om de gebeurtenis te beschrijven, maar vermijd rapportage. Een media-alert is ontworpen om media naar een evenement te lokken, niet om de gebeurtenis uit te leggen of om invalshoeken op het nieuws te geven.
Druk de media-waarschuwing af op briefpapier van het bedrijf. Controleer het document dubbel op typefouten, spelling en grammaticale fouten en bevestig dat de details van de gebeurtenis juist zijn.
Bereid uw mediacontactlijst voor. Elke media-uitgang heeft zijn eigen voorkeur voor het ontvangen van waarschuwingen, maar de meeste geven de voorkeur aan een fax of e-mail. Bevestig dat de contactgegevens die u voor elke persoon hebt correct zijn om te voorkomen dat u tijd verspilt.
Stuur de media-melding minstens 24 uur vóór het evenement, indien mogelijk. Als de media-melding bedoeld is voor een last-minute persconferentie, of een aanbieding voor een expert in een nieuwsbericht, stuur deze dan zo snel mogelijk, bij voorkeur met minimaal een uur of twee opzegtermijn.
Volg de media-melding op met een telefoongesprek als u wilt bevestigen dat belangrijke media de waarschuwing hebben ontvangen en van plan zijn om bij te wonen, of als deze op korte termijn uitgaan.
Post de media-waarschuwing naar uw bedrijfswebsite en voeg informatie over het evenement toe aan de feeds van uw bedrijf, indien van toepassing. Als de media je online volgt, kunnen ze direct informatie van die bronnen ontvangen, wat vooral belangrijk is als ze in het veld zijn en je afgedrukte waarschuwing niet ontvangen.
Tips
-
Houd de media-melding kort, niet meer dan één pagina. Maak duidelijk dat er tijdens het media-evenement gelegenheid is voor foto's en video's.
