Het W-2-formulier is een essentieel belastingdocument voor werknemers. W-2's leggen de lonen en andere vergoedingen van werknemers vast, aftrekposten van loonheffingen en andere inhoudingen die moeten worden gerapporteerd over belastingaangiften. De Internal Revenue Service zegt dat werknemers hun W-2-formulieren uiterlijk op 31 januari moeten ontvangen, zodat ze voldoende tijd hebben om hun belastingaangifte voor te bereiden.
W-2 Distributie Deadline
De deadline voor werkgevers om W-2-formulieren te distribueren is 31 januari - hoewel de IRS ook zegt dat werknemers ze op die datum zouden moeten ontvangen. De IRS kan prima werkgevers voor elke late W-2, met het bedrag afhankelijk van hoe laat de W-2's worden gedistribueerd, de grootte van het bedrijf en of de overtreding opzettelijk of onopzettelijk is. Een werkgever kan een verlenging aanvragen door een brief naar de IRS te sturen waarin wordt uitgelegd waarom zij de W-2's niet voor de deadline kan distribueren. Verlengingsverzoeken moeten worden gemaild naar de IRS Information Returns Branch in Kearneysville, WV. Markeer de brief ter attentie van de Extension of Time Coordinator. Het verzoek om verlenging moet vóór 31 januari zijn verzonden.
Elektronische W-2 distributie
Traditioneel worden W-2-formulieren per post verzonden. Werkgevers kunnen ze ook elektronisch verzenden, op voorwaarde dat de werknemer toestemt en de W-2 tegen het einde van januari krijgt. Medewerkers moeten op de hoogte gebracht worden van de hardware- en softwarevereisten voor het elektronisch ontvangen van W-2-formulieren. Daarnaast moeten werkgevers werknemers informeren over hoe zij toestemming kunnen intrekken als zij dat willen. Werknemers die er niet voor kiezen om elektronische W-2's te ontvangen, krijgen nog steeds papieren formulieren.
