Als u een oplossing voor een al lang bestaand probleem voorstelt, is de kans groot dat uw manager u zal vragen een formeel voorstel in te dienen. Hoewel de lengte varieert afhankelijk van de informatie die u moet dekken, bestaan de meeste formele voorstellen uit bepaalde belangrijke componenten die vergelijkbaar zijn met die van formele rapporten. Deze omvatten over het algemeen de voor-, hoofd- en aanvullende delen. Zoals de naam al aangeeft, introduceert het inleidende gedeelte van het voorstel de lezer voor het concept.
Titel details
De titelvlieg is de eerste pagina van het voorstel die direct na de voorpagina wordt geplaatst en niets anders bevat dan de titel. Hierna volgt de titelpagina, die behalve de titel de namen van de schrijver en de persoon bevat die de schrijver heeft gemachtigd om het voorstel in te dienen, samen met zijn aanwijzing, officieel adres en contactgegevens. Deze pagina moet ook de datum bevatten waarop het voorstel is ingediend.
Brieven
Voorstellen die schriftelijk zijn goedgekeurd, moeten de machtigingsbrief bevatten die onmiddellijk volgt op de titelpagina. Dit wordt gevolgd door de verzend- of begeleidende brief geschreven door de persoon die het voorstel schrijft. De begeleidende brief moet de ontvanger aanspreken en het voorstel identificeren aan de hand van de titel. Deze formele brief geeft meestal informatie over het doel van het document, zonder in te gaan op de details van de inhoud ervan of de conclusies waartoe de auteur is gekomen. De schrijver kan de begeleidende brief gebruiken om de hulp te erkennen die hij heeft gekregen bij het opstellen van het voorstel.
Inhoudsopgave
De inhoudsopgave geeft een overzicht van de structuur van het voorstel. Het bevat een uitgebreide lijst met de koppen in het document, samen met het relevante paginanummer naast elk document. Het is van vitaal belang om deze rubrieken op één lijn te brengen met voldoende leemtes en leiders om een duidelijke weergave van informatie te geven. Als het voorstel een aanzienlijk aantal cijfers, tabellen, grafieken of andere visuele hulpmiddelen bevat, moeten deze onmiddellijk na de inhoudsopgave op een afzonderlijke pagina worden vermeld als "Lijst met illustraties".
Managementsamenvatting
Dit gedeelte bevat beknopte informatie over de inhoud die in het voorstel wordt weergegeven. Volgens het schema in de inhoudsopgave introduceert de samenvatting het onderwerp, geeft het relevante gegevens en vat het de conclusies en aanbevelingen samen van de persoon die het voorstel doet. Het doel van deze samenvatting is om een vogelvluchtperspectief van het onderwerp te bieden voor een snelle inzage door drukke leidinggevenden. Hoewel dit vóór de hoofdtekst van het voorstel wordt weergegeven, is het gemakkelijker om dit gedeelte als laatste samen te stellen, nadat het gehele document is samengesteld.
