Bedrijven geven debet- en creditfacturen uit bij het zakendoen met klanten. De voorwaarden voor debet en credit bevatten verschillende betekenissen voor boekhoudtransacties, banktransacties en facturen. Wanneer een bedrijf een creditfactuur of een debetfactuur uitwisselt, moet het zich realiseren wat deze documenten betekenen.
Kredietfactuur
Verkopers geven kredietfacturen uit om verschillende redenen. Als een klant een probleem meldt met gekochte goederen, kan de verkoper een creditfactuur uitgeven. Als de klant een ongebruikt product retourneert, kan de verkoper een creditfactuur uitgeven voor het geretourneerde bedrag. Als de klant niet tevreden is over de geleverde service, kan de verkoper de klant een creditfactuur sturen. Een creditnota vermindert het bedrag dat de verkoper van de klant verwacht te ontvangen. De verkoper verlaagt haar debiteuren voor het bedrag van de creditfactuur en verhoogt de verkoopopbrengsten en -rechten. De koper vermindert zijn crediteuren voor het bedrag van de creditfactuur en verlaagt zijn voorraadwaarde.
Debetfactuur
Verkopers geven debetfacturen uit om verschillende redenen. Als een klant de deadline voor een vroegtijdige betalingskorting mist en de korting toch aftrekt, kan de verkoper een debetnota voor het kortingsbedrag afgeven. Als de verkoper vrachtkosten vooruitbetaalt voor de klant, kan de verkoper een debetnota voor deze vrachtkosten afgeven. Een debetnota verhoogt het bedrag dat de verkoper van de klant verwacht te ontvangen. De verkoper verhoogt haar debiteuren voor het bedrag van de debetfactuur en verhoogt de inkomsten. De koper verhoogt zijn crediteuren voor het bedrag van de debetnota en verhoogt zijn onkosten.
Voordelen van het uitgeven van credit- en debetfacturen
Credit- en debetfacturen bieden een aantal voordelen voor zowel de koper als de verkoper. Ten eerste bieden credit- en debetfacturen een papieren spoor voor de transactie. Met deze documentatie kunnen bedrijfsmedewerkers en accountants gegevens bijhouden en eerdere transacties bekijken. Credit- en debetfacturen creëren ook een record tussen de koper en de verkoper met betrekking tot de financiële transacties tussen de twee entiteiten.
Nadelen van het uitgeven van credit- en debetfacturen
Sommige nadelen vloeien ook voort uit de uitgifte van credit- en debetfacturen. Elke uitgegeven credit- of debetnota creëert extra kosten voor de verkoper. De verkoper loopt papierkosten, inktkosten, verzendkosten en arbeidskosten in verband met het maken van de facturen. Ook creëert een overvloed aan credit- en debetfacturen verwarring voor zowel de koper als de verkoper als gevolg van het extra papierwerk.
