Een sterke en gezonde zakelijke relatie kan beginnen met een formele brief. Dit geldt vooral voor internationale importeurs en exporteurs. Je hebt misschien niet de kans om ze persoonlijk te ontmoeten, dus een professionele brief is misschien wel de beste vervanger. Het schrijven van deze brief vereist zorgvuldigheid en aandacht.
Formatteer uw brief professioneel, met het logo van uw bedrijf, contactgegevens en uw persoonlijke gegevens bovenaan de pagina. Neem ook de contactgegevens van de importeur en een goede aanhef op. De tekst moet links worden uitgelijnd zonder inspringingen voor alinea's en met een regelafstand.
Trek de aandacht van de importeur in de eerste paragraaf aan door uw belangrijkste verkoopargument te markeren. Benadruk het punt van differentiatie dat uw producten het beste op de markt maakt. Mogelijk hebt u de laagste prijs, de beste functies of de snelste doorlooptijd van bestelling tot levering. U hoeft niet te overdrijven, maar zorg ervoor dat u op een prominente manier de voordelen van uw bedrijf vermeldt.
Geef meer informatie over uw bedrijf en de achtergrond in de tweede alinea. Leg uit hoe lang u al in het bedrijf zit en waar u zich bevindt. Beschrijf precies wat je produceert en in welk volume. Leg ook uit wie sommige van uw huidige klanten zijn en maak ze ter referentie beschikbaar.
Geef meer informatie over de functies van uw producten. Dit is vooral belangrijk voor technische producten zoals computerhardware, netwerkapparatuur of farmaceutische artikelen. De importeur wil zoveel mogelijk van de specificaties weten. U kunt zelfs diagrammen of modellen opnemen in een afzonderlijke bijlage.
Overtuig de lezer dat uw bedrijf het beste is om mee samen te werken en dat u kunt leveren zoals beloofd. Geef een overzicht van de betalingsvoorwaarden, doorlooptijd, logistieke informatie en prijzen. Laat de brief open voor onderhandeling en follow-up. Sluit de notitie met een gracieuze aftekening.
