De meeste mensen in een bedrijf verzenden routinematig documenten als e-mailbijlage. Het is echter het beste om een leuke map voor postmailing te maken. Uw doel bij het schrijven van een document voor zakelijke doeleinden is het opnemen van informatie die de andere partij nodig heeft in professionele taal. Dit betekent niet dat de taal weelderig of obscuur moet zijn. Als degenen die het document zullen lezen niet volledig begrijpen, overweeg dan om een aparte pagina met opsommingstekens te maken om het hoofddocument uit te leggen.
Verzamel alle informatie die u nodig heeft voor uw document. Geef duidelijke informatie in het document in een lettergrootte die anderen gemakkelijk kunnen lezen. Experimenteer met lettergrootten en afdrukstijlen om een goede visuele indruk te maken. Vraag iemand die je vertrouwt het document te lezen voordat je het hebt verzonden.
Plaats de naam, titel en afdeling van de persoon die het document zal ontvangen. Vermeld de naam van de auteur, het e-mailadres en de telefoonnummers van het document. Typ dit soort informatie in de rechterbovenhoek van het voorblad of centreer deze informatie onderaan.
Schrijf een samenvatting waarin staat welke informatie het document levert. Stel bijvoorbeeld dat het document een bieding is voor een aannemingsopdracht. Beperk de samenvatting tot een halve pagina of minder. Schrijf dit gedeelte alsof de lezer geen idee heeft van de informatie in het document. De samenvatting moet informatie bevatten die de persoon die het document ontvangt, mogelijk met anderen moet delen.
Bied informatie over het project dat u wilt bespreken door eerst met de belangrijkste informatie te beginnen. Betrek de aandacht van de lezer en probeer het door elke paragraaf heen te houden. Zakelijke documenten worden saai met teveel woordenstroom. Maak subkoppen om de informatie op een interessantere manier te presenteren.
Schilder een foto met je woorden. Help de lezer om de punten te visualiseren die u probeert te maken door taal te gebruiken die beschrijft wat er moet gebeuren.
Waarschuwing
Schrijf een bedrijfsdocument op het niveau van het onderwijs van de lezer. Als u van plan bent een graafbedrijf in te huren om vuil van een bouwplaats te halen, gebruik dan de taal die het bedrijf zou gebruiken bij zijn dagelijkse activiteiten, geen wetenschappelijke beschrijving.
