Informatiemanagement is een zeer belangrijk onderdeel van kennisgerichte bedrijven in de 21ste eeuw. Met informatiebeheer kunnen organisaties efficiënter werken door de informatie in het hele bedrijf te delen. Dit roept een organisatie op om te fungeren als een team, waarin elk lid toegang heeft tot de kennisbasis van anderen. Informatiemanagement is echter zelden probleemloos. Typische uitdagingen zijn onder meer het verzamelen van de informatie, deze beschikbaar maken en ervoor zorgen dat deze wordt gebruikt.
Informatie verzamelen
Zonder informatie te verzamelen, is het onmogelijk om het te delen. Informatie kan op verschillende manieren worden verzameld. In de detailhandel worden verkoopcijfers van afzonderlijke winkels teruggemeld aan het hoofdkantoor, dat deze informatie met alle vestigingen kan delen. Dit kan de individuele winkels helpen trends in de consumentenvraag te begrijpen. In de professionele dienstensector is het gebruikelijk dat werknemers vragenlijsten invullen over het werk dat zij uitvoeren en de behoeften van hun klanten. Wat belangrijk is, is ervoor te zorgen dat de verzamelde gegevens zowel relevant als nauwkeurig zijn.
Informatie beschikbaar maken
Het beschikbaar stellen van informatie is een uitdaging die vaak problemen oplevert voor organisaties. Het is één ding om informatie te verzamelen, maar een heel ander om het op grote schaal beschikbaar te maken. Eén techniek is het vergroten van persoonlijke communicatie door het gebruik van interdepartementale teams. Dit moedigt mensen aan hun persoonlijke kennis met anderen te delen. Een andere methode om informatie te delen, is door middel van technologie. Databases kunnen informatie verstrekken aan mensen in een organisatie. Dit maakt het mogelijk voor een internationaal bedrijf om toegang te krijgen tot informatie over markten over de hele wereld. Databases brengen echter aanzienlijke financiële investeringen met zich mee om succesvol te zijn.
Zorgen dat informatie wordt gebruikt
Als informatie met succes wordt verzameld en beschikbaar wordt gesteld, is de enige resterende uitdaging ervoor te zorgen dat deze wordt gebruikt en gebruikt. Om ervoor te zorgen dat toegang tot informatie wordt verkregen, is het het beste technieken voor het delen van informatie te ontwikkelen die eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. Een database moet bijvoorbeeld gebruiksvriendelijk zijn. Om ervoor te zorgen dat informatie daadwerkelijk wordt gebruikt, is het belangrijk om werknemers te laten zien dat er tastbare voordelen zijn bij het gebruik van de beschikbare informatie.
