Veel bedrijven die niet op kasbasis zijn, hebben rekeningen in hun boeken bij zich. Dit zijn bedragen die klanten de onderneming verschuldigd zijn en die doorgaans worden opgenomen als opbrengsten in de winst- en verliesrekening. Dit proces kan een uitdaging zijn en er wordt vaak geld ontvangen dat niet gemakkelijk op een klantaccount kan worden toegepast. Procedures op dit gebied specificeren technieken om dit werk meer gestroomlijnd en minder tijdrovend te maken.
Procedure 1: geld storten
Stort alle cheques en ontvangen contanten, zelfs als ze niet geïdentificeerd kunnen worden met klanten in het debiteurenstelsel. Verwerk creditcardbetalingen ook meteen. U kunt een notitie op de stortingsbrief maken met betrekking tot de niet-geïdentificeerde cheque om de situatie te documenteren. Exemplaren van stortingsbonnen zijn meestal online beschikbaar, maar niet de stortingsitems. Maak kopieën van de items die niet meteen herkenbaar zijn en dien ze in op datum van ontvangst.
Procedure 2: onderzoek
Pak het bestand op met de oudste items en werk daar eerst aan. Probeer soortgelijke namen in het systeem te vinden; de naam van de klant kan verkeerd zijn gespeld. U kunt alle openstaande facturen doorzoeken die overeenkomen met het betalingsbedrag of een ander bijzonder detail over de betaling. Sommige boekhoudafdelingen hebben bestanden van niet-geïdentificeerde items die zijn opgelost, zodat u, als u een nieuwe cheque van dezelfde klant ontvangt, uw tijd met identificatiekwesties niet hoeft te verspillen.
Procedure 3: neem contact op met de verkoopafdeling
Neem contact op met de medewerkers van de verkoopafdeling en informeer naar betalingen die niet in het systeem kunnen worden geëvenaard. Aangezien de vorderingen afkomstig zijn van de verkoopafdeling, zullen verkopers zich waarschijnlijk de verkoop herinneren en u nuttige informatie kunnen verstrekken.Het geld kan zijn voor een aanbetaling op een nog niet erkende verkoop en, als dat het geval is, moet de verkoopafdeling de vordering in het systeem creëren. Als u erachter komt dat er geld is ontvangen voor een verkoop die niet is verbonden met de verkoopafdeling, meldt dit dan aan de betrokken afdeling en de boekhoudkundige manager.
Procedure 4: specifieke account
Maak een specifieke grootboekrekening aan voor niet-geïdentificeerde vorderingen. Deze rekening wordt vaak gecreëerd als een verplichting met een creditsaldo. Wanneer u een onbekende betaling ontvangt, debiteert u contant en crediteert u de niet-geïdentificeerde debiteurenrekening. Nadat u hebt vastgesteld met welke klant u het geld wilt gebruiken, kunt u de journaalboeking ongedaan maken en de gegevens in de module Vrijgeven invoeren. U kunt ook een creditnota gebruiken om de vordering te crediteren en de verplichting uit te sluiten.
Procedure 5: Contact opnemen met de klant
Als een vordering niet kan worden gevonden binnen de verkoopafdeling, is de volgende stap om contact op te nemen met de klant en om details over de verkopen te krijgen. Soms kan een eigenaar van een klein bedrijf zijn eigen naam gebruiken voor de verkoop, maar betaalt hij een zakelijke cheque, die niet kan worden geëvenaard met een account. Als er geen telefoonnummer op de cheque staat, moet u mogelijk internet gebruiken om contactgegevens te vinden. Zorg ervoor dat u de cheque of een kopie van de cheque voor u heeft wanneer u met de klant praat, zodat u zoveel mogelijk informatie kunt geven.
Procedure 6: Nieuwe vordering
Als u na een redelijke tijd de klant nog steeds niet kunt vinden in uw systeem, vraag dan de controller om toestemming om een nieuwe vordering in het systeem aan te maken, voeg een notitie toe over de situatie en pas de cheque toe op deze nieuwe account. Afhankelijk van het bedrag van de cheque, is het niet de moeite waard om meer dan een uur of zo te besteden om de gelden op de juiste rekening toe te passen. Als u teveel van deze items hebt, moet u contact opnemen met de medewerkers van de verkoopafdeling om te achterhalen wat er aan de hand is en dit proberen te verhelpen.
