Of u nu een werknemer bent die een rapport schrijft voor uw baas, of een bedrijfseigenaar die rapporteert aan uw algemeen manager, de beste tool is het "waarom-wat-hoe" -kader. Waarom schrijf je dit rapport? Welke informatie moet de lezer weten? Hoe ga je je aanbevelingen of conclusies presenteren? Het volgen van deze structuur zal een logische stroom aan uw document geven. Het geeft uw baas of directielid de juiste informatie die nodig is om een goed geïnformeerde zakelijke beslissing te nemen.
Focus op het waarom
Begrijp waarom je het rapport schrijft. Het is van essentieel belang dat u duidelijk weet wat het doel van het rapport is, anders kunt u uw schrijven aanpassen aan het verkeerde gehoor of essentiële informatie weglaten. Stel zo nodig vragen. Als het rapport naar meerdere afdelingen wordt gedistribueerd, overweeg dan of u afzonderlijke secties moet opnemen die betrekking hebben op de problemen van elke afdeling.
Bepaal welke informatie moet worden opgenomen
Verzamel de informatie die u nodig heeft, zoals financiële gegevens, grafieken en grafieken. Interview de mensen wier meningen relevant zijn voor uw rapport. Bepaal vervolgens het belangrijkste punt of de belangrijkste punten waarvan je denkt dat het publiek het moet weten. Begin met het schrijven van enkele paragrafen die de meest opvallende punten benadrukken, of structureer uw informatie in een lijst met opsommingstekens van items.
Bepaal hoe u uw aanbeveling presenteert
Geef het rapport een titel. Beschrijf in het kort de details van de opdracht of de reden voor het schrijven van het rapport. Beschrijf uw methode voor het verzamelen van informatie. Organiseer de inhoud van het rapport logisch, bijvoorbeeld volgens kernthema's. Zorg ervoor dat u voldoende informatie opneemt om aan te tonen dat u het onderwerp grondig hebt onderzocht. Beëindig het rapport met uw conclusie of aanbeveling op basis van uw bevindingen.
Voeg een samenvatting toe
Keer terug naar het begin van uw rapport en voeg een alinea of twee toe die de hoofdpunten van het rapport samenvat. U kunt ook opsommingstekens gebruiken om uw ideeën te structureren. De samenvatting kan het enige zijn dat uw baas de tijd heeft om te lezen, dus zorg ervoor dat u alle relevante informatie opneemt. Kortom, waar gaat het rapport over? Wat zijn de belangrijkste bevindingen? Wat stel je voor of adviseer je? Wat gebeurt er nu? Bewerk uw samenvatting totdat het de essentie van uw rapport oplevert binnen een leestijd van één of twee minuten.
Formatteer het rapport
Als er een huisstijlgids is, volg die dan. Anders formatteert u het rapport in een gemakkelijk leesbare stijl, waardoor de kopie zo gemakkelijk mogelijk te scannen is. Gebruik duidelijke kopjes om onderwerpen te scheiden; dit maakt het gemakkelijk voor uw baas om de relevante pagina in het rapport te vinden. Overweeg de belangrijke feiten in groot lettertype of vetgedrukt te markeren. Organiseer financiële overzichten, drukwerk of andere ondersteunende documenten in een appendix aan het einde van het rapport.
Controleren en proeflezen
Raadpleeg het rapport voor de juiste spelling en grammatica. Online spellingcontroles en grammaticacontrole zijn nuttig, maar ze bieden niet altijd context.Laat indien mogelijk het rapport met een oogje in het zeil controleren op fouten. Vraag de proeflezer om kritiek te leveren op het rapport in het algemeen. Heb je een gedachte nog niet voltooid? Hebt u de terminologie van de industrie consequent gebruikt? Is het gemakkelijk te begrijpen? Probeer niet te imponeren met je stellaire vocabulaire - streef in plaats daarvan naar duidelijkheid.
