Een belangrijk doel van elk intern controlesysteem is het beschermen van activa. Omdat payroll-processen zowel menselijke als financiële middelen beïnvloeden, kunnen problemen of tekortkomingen in de interne controles van de lonen duur zijn. Het herkennen van de risico's die inherent zijn aan het payroll-proces, inzicht in hun potentiële affecten en weten hoe ze moeten worden aangepakt, kan leiden tot aanzienlijke verliespreventie in de loop van de tijd.
Risico's
Risico's in het payroll-proces zijn onder meer problemen met de financiële rapportage, zoals een lage waardering van de personeels- en personeelsvoordelen of een verkeerde indeling van arbeidskosten tussen de kosten van verkochte goederen (COGS) en verkoop-, algemene en administratieve (SG & A) kosten. Operationele efficiëntie kan in het gedrang komen door het betalen van phantom of beëindigde werknemers (meestal het resultaat van collusie) en door het gebruik van onjuiste loon- en salarispercentages. Naleving van wet- en regelgeving wordt aangetast door schending van federale en staatswet en uurwetten of schending van de regels van de Internal Revenue Service (IRS) met betrekking tot werknemers versus onafhankelijke contractanten.
botsing
De potentiële financiële, reputationele en juridische impact van salarisproblemen varieert sterk, afhankelijk van hun timing, omvang en aard. Inzicht in de impact van een evenement is belangrijk om te weten hoe dit op de juiste manier moet worden aangepakt. Bedrijven moeten rekening houden met het volgende: fouten in de financiële rapportage kunnen de kosten van externe controle verhogen. Onjuiste financiële gegevens kunnen leiden tot slechte managementbeslissingen en kunnen een negatieve invloed hebben op beleggers en andere belanghebbenden, zoals schuldeisers. Betalingen aan fantoommedewerkers en onjuiste loontarieven kunnen de liquiditeit negatief beïnvloeden en de belastingdruk verhogen. Overtredingen van loon- en uurwetten of IRS-voorschriften kunnen leiden tot aanzienlijke boetes, juridische kosten, hogere personeelsverloopcijfers en verlies van reputatie.
verzachting
U kunt de waarschijnlijkheid of de impact van een loonprobleem verminderen als u sterke loonlijstcontroles uitvoert. Het voordeel van het implementeren van loonlijstcontroles moet echter niet opwegen tegen de kosten. Regelmatige en tijdige loonlijst- en gegevensafstemmingen naar het grootboek en gegevens van derde verwerkers, bestandsverzendingen en andere records kunnen financiële afwijkingen voorkomen of opsporen. Beoordeling van classificaties van werknemersarbeid tussen directe en indirecte kosten kan helpen bij het identificeren van classificatieproblemen. Functiescheiding tussen de invoer van loongegevens, de verwerking en de machtiging van de betaling en het vrijgavepersoneel is ideaal, maar kan moeilijk zijn in kleine bedrijven met beperkte middelen. Higher level management review, goedkeuring en communicatie van loontarieven, tariefwijzigingen, personeelspromoties, jobwijzigingen en opzeggingen kunnen aangewezen zijn wanneer scheiding van taken niet kosteneffectief is. Passende management- en supervisortrainingsprogramma's voor juridische en HR-kwesties kunnen bijdragen aan een betere naleving van de regelgeving.
Toezicht houden
Elk intern controlesysteem kan in de loop van de tijd ondoeltreffend worden als personeels- en bedrijfsprocessen veranderen door groei of door ongepaste beheeroverschrijdingen van controleprocedures. Periodieke beoordelingen van mogelijke risico's uitvoeren en het ontwerp en de effectiviteit van looncontroles evalueren om ervoor te zorgen dat ze relevant en kosteneffectief blijven.
