Uitbetalingen in contanten zijn hoe een organisatie, zoals een bedrijf of een overheidsinstelling, het gebruik van fondsen regelt. Uitbetalingen worden gedaan naar verschillende delen van het bedrijf of naar verschillende accounts die zijn ingesteld voor personeelsbeloningen en ander gebruik. Organisaties ontwikkelen interne controles, of zelf gecreëerde regels en voorschriften, voor het uitbetalen van geld op deze manier. Zulke interne controles zijn meestal nodig om de organisatie te laten werken, maar ze hebben inherente zwakheden die de leiders van de organisatie moeten opmerken.
Onjuiste besturingselementen
Interne controles worden gecreëerd en beslist door het bedrijf, meestal door een raad van bestuur voor een bedrijf, maar door leiders in allerlei soorten organisaties. Deze beslissingen zijn niet altijd geschikt. Controles kunnen op sommige gebieden te laks zijn, waardoor de veiligheid in het geding komt en in andere gebieden te streng zijn, wat leidt tot tijdrovende en onterechte financiële vertragingen. Dit is een reden waarom organisaties kunnen besluiten om specifiek te controleren op interne controles om een mening van buitenaf te krijgen.
Ontbrekende bedieningselementen en specifieke omstandigheden
Als interne controles niet worden gereguleerd door een externe autoriteit, is er ook een kans dat sommige noodzakelijke controles worden overgeslagen. Een organisatie kan bijvoorbeeld gedetailleerde controles hebben voor contante uitgaven voor normale zakelijke projecten, maar kan verlies maken als het gaat om uitgaven voor een nieuw subsidieprogramma, simpelweg omdat er voor die omstandigheid geen regels zijn gemaakt. Dergelijke blinde vlekken kunnen leiden tot toekomstige problemen met ontoereikende controles.
Verantwoording
Verantwoording verwijst naar de veiligheid van de interne controles en hun vermogen om wangedrag en misbruik te weerstaan. Bij grote geldbedragen zijn verduistering en andere vormen van diefstal of fraude mogelijk. Interne besturingselementen met onjuiste volgsystemen (zoals afwezigheid van aanmeldingsgegevens voor het systeem) of andere problemen hebben een slechte verantwoordingsfunctie. Ze creëren hiaten waardoor een bedrijf geld kan verliezen door gewetenloos gedrag.
Voortdurende aanpassingsproblemen
Contante uitbetalingen worden zelden op dezelfde manier gemaakt voor de hele levensduur van een organisatie. Systemen en processen van goedkeuring veranderen met de vorm van de organisatie en met de ontwikkeling van nieuwe technologie. Beveiligingsmaatregelen kunnen de kanalen veranderen waardoor contant geld beweegt. Nieuwe overheidsvoorschriften kunnen meer stappen toevoegen. Maar interne controles veranderen misschien niet zo snel, waardoor een organisatie achterblijft terwijl het probeert om aan de nieuwe vereisten met verouderde strategieën te voldoen.
