Effectief gebruik van communicatie kan uw bedrijf maken of breken, vooral als u zich in een positie bevindt die rechtstreeks met klanten omgaat. PacificTel adviseert dat u telefoongesprekken behandelt, of dit nu persoonlijke of professionele oproepen zijn, alsof het persoonlijke vergaderingen zijn om ervoor te zorgen dat u klanten een goede indruk geeft van uzelf en uw bedrijf.
Maak je begroeting beleefd en vermeld je naam. Als u de ontvanger van de oproep bent, beantwoordt u uw telefoon met 'Hallo'. Dit is Jane Doe, "in plaats van een eenvoudig" Hallo. "Als u de oproep hebt gestart, moet u het doel van uw oproep vooraf vermelden.
Houd de hoorn of microfoon bij uw mond, spreek op een normale toon en spreek uw woorden duidelijk uit. Ga er niet van uit dat de persoon aan de andere kant van de telefoon een duidelijke lijn heeft als jij. Doe alles wat u kunt om ervoor te zorgen dat wat u zegt gemakkelijk te begrijpen is.
Kies een rustige omgeving voor het gesprek. Als collega's luid praten, excuseer je dan voor de beller en vraag je collega's om je privacy toe te staan om het gesprek te voeren of een andere locatie te zoeken. Als u op een mobiele telefoon spreekt, gaat u zitten en concentreert u zich op de oproep. Als je rondloopt, kun je geluiden maken die je woorden kunnen dempen. Als u zich in een winderige omgeving bevindt, ga dan naar binnen om het gesprek te beëindigen of om het een andere keer opnieuw te plannen. Wind die tegen de microfoon blaast, kan een oproep erg moeilijk maken om te horen.
Laat indien mogelijk tweede en volgende oproepen naar voicemail gaan. Houd andere telefoontjes - als u ze moet beantwoorden - kort. Southern Illinois University raadt aan om de beller eerst te vragen of je haar in de wacht kunt zetten om nog een oproep te doen en dan elke 15 tot 30 seconden terug te kijken, of totdat je de andere oproep hebt voltooid.
Geef duidelijke, beknopte berichten als u een bericht achterlaten op voicemail. Vermeld uw naam, het doel van de oproep en of u terugbelt. Als u om een terugroep verzoekt, laat u uw telefoonnummer, inclusief het netnummer, achter en herhaalt u het nummer om zeker te zijn dat het duidelijk is.
Tips
-
Stel de beller niet bloot aan uw persoonlijke geluiden. Vermijd kauwgom of eet tijdens het telefonisch contact en bedek altijd de telefoon en draai je hoofd als je moet hoesten of niezen.
Waarschuwing
De National Highway Traffic Safety Administration meldt dat bijna bijna 1.000 mensen stierven en nog eens 24.000 gewond raakten in 2009 door auto-ongelukken met gebruik van mobiele telefoons. Schakel uw telefoon uit tijdens het rijden of gebruik de handsfree-optie en stuur of lees nooit tekstberichten tijdens het rijden.
