Een bedrijfseigenaar opent een bedrijf, neemt werknemers in dienst, verkoopt producten aan klanten en betaalt de rekeningen. Maar maakt het winst? Zal de bankrekening genoeg geld hebben om alle rekeningen te betalen? Zijn er voldoende grondstoffen in de inventaris om aan de vraag naar de producten te voldoen? De eigenaar weet het niet, omdat hij geen rapportagesysteem heeft dat hem vertelt wat er in zijn bedrijf aan de hand is. Dit is waar een managementinformatiesysteem essentieel wordt.
Tips
-
Een managementinformatiesysteem biedt de gegevens om niet-presterende gebieden te identificeren en leidt tot betere bedrijfsproductiviteit en -efficiëntie, betere besluitvorming, betere communicatie en betere gegevens en betere kennis van de behoeften van de klant.
Wat is een Management Informatie Systeem?
Boekhouders bereiden de administratie voor op belastingen, geldschieters en aandeelhouders. Maar dit soort informatie is niet bijzonder nuttig voor managementdoeleinden.
Een managementinformatiesysteem biedt de informatie die managers nodig hebben om een idee te krijgen van hoe hun bedrijf presteert. Deze systemen verzamelen gegevens over verschillende delen van een bedrijf, zoals:
- Personeelszaken
- Verkoop en marketing
- Voorraadbeheer
- winsten
- uitgaven
- schulden
- Documentstromen
- Belastingen
- Kassaldi
- Debiteuren
- Crediteuren
Welk type gegevens bevat een MIS?
MIS gaat verder dan de standaardrapportage die door accountants is opgesteld. Eigenaren moeten meer specifieke informatie hebben, zoals de volgende voorbeelden:
- Hoeveel vorderingen zijn achterstallig?
- Wat is de bruto winst op de blauwe widgets van het bedrijf?
- Hoeveel dagen zijn er verloren gegaan vanwege ziekteverzuim?
- Hoeveel geld zit er op de bankrekening van het bedrijf?
- Hoeveel orders wachten er op verzending?
- Hoeveel waren de verkopen vorige week of vorige maand?
Dit is het soort informatie dat managers willen om hun bedrijf te runnen. Ze hebben informatie nodig die probleemgebieden identificeert die aandacht behoeven. Probleemgebieden zijn die waar de werkelijke prestaties zijn afgeweken van het verwachte niveau en die corrigerende maatregelen vereisen om ze weer op gang te krijgen.
MIS-rapporten zijn zo gerangschikt dat managers gemakkelijk verschillende aspecten van de prestaties van een bedrijf kunnen evalueren. Managers specificeren de statistieken die ze regelmatig willen zien. Het is net als kijken naar de instrumenten en meters op het dashboard van een auto, maar deze MIS-meters staan opgesteld aan de voorkant van het bureau.
Wat zijn de voordelen van een MIS?
Het ontbreken van een effectieve, functionele MIS laat managers raden in het donker. Medewerkers zijn druk bezig hun werkdagen door te nemen zonder richting of doel. Een managementinformatiesysteem verschaft de gegevens om niet-presterende gebieden te identificeren en leidt tot de volgende voordelen:
Helpt een hoger niveau van efficiëntie te bereiken: Managers beschikken over de informatie die nodig is om de sterke en zwakke punten van een bedrijf te identificeren.
Verbetert de kwaliteit van beslissingen: Betere beschikbaarheid van informatie vermindert onzekerheid en laat managers rationelere beslissingen nemen op basis van betrouwbare gegevens.
Bevordert betere communicatie tussen afdelingen op een werkplek: Wanneer managers, afdelingshoofden en werknemers dezelfde informatie delen, is er een betere communicatie tussen hen om probleemgebieden te identificeren en voor elkaar aanvaardbare oplossingen te vinden.
Biedt een platform om verschillende scenario's voor verschillende alternatieven en economische omgevingen te verkennen: Het management kan verschillende alternatieven verkennen om de mogelijke resultaten te zien voordat beslissingen en toezeggingen worden gedaan.
Verbetert de productiviteit van werknemers: Medewerkers zijn productiever omdat ze geen tijd hoeven te besteden aan het verzamelen van de gegevens die het management wil. Een goed ontworpen MIS verzamelt alle gegevens zonder meer input van medewerkers.
Versterkt het concurrentievoordeel van een bedrijf: Efficiënter zakendoen door het verminderen en elimineren van zwakke punten en niet-presterende gebieden verhoogt het concurrentievoordeel van een bedrijf ten opzichte van zijn concurrenten.
Onthult meer gegevens over klanten: Met meer gegevens over de behoeften van klanten is het management beter in staat om de klantenservice te verbeteren en effectievere marketing- en promotiecampagnes te ontwerpen.
Een managementinformatiesysteem is essentieel voor eigenaren van kleine bedrijven die de prestaties van hun bedrijf serieus willen nemen. Zonder een goede MIS beheren managers door vallen en opstaan in plaats van intelligente beslissingen te nemen op basis van een doordachte analyse van gegevens.
