Bedrijfskosten zijn onderverdeeld in twee categorieën, die elk op een andere manier worden verantwoord. De lopende kosten zijn die welke ervoor zorgen dat een bedrijf op een dagelijkse basis blijft draaien. Voorbeelden van lopende uitgaven zijn de betaling van verkoopbelastingen, de aankoop van kantoorbenodigdheden of loonkosten. Lopende uitgaven worden betaald in de verslagperiode waarin ze zijn gemaakt. Geactiveerde uitgaven hebben echter betrekking op de aankoop van kapitaalgoederen of uitgaven in verband met de verbetering van deze activa. Geactiveerde uitgaven worden niet verantwoord in de periode waarin ze zijn gekocht. Deze posten worden als een actief in de balans opgenomen en afgeschreven (ook geamortiseerd) met een maandelijkse of jaarlijkse basis in waarde verlaagd via een duidelijk gedefinieerde afschrijvingsmethode. De afschrijvingskosten worden geboekt op de winst- en verliesrekening.
Materiële vaste activa (PP & E)
Aankopen van materiële vaste activa moeten worden geactiveerd op de jaarrekening van een bedrijf. Materiële vaste activa is een zeer brede naam voor items die een bedrijf koopt en die als een actief zal worden geclassificeerd en die meer dan één boekhoudperiode zal opleveren. Voorbeelden van PP & E zijn land, gebouwen en productiemachines.
Grote reparaties aan apparatuur
Grote reparaties aan productieapparatuur moeten worden geactiveerd. De reparatie van het activum verlengt de levensduur van het apparaat, wat een toelaatbare reden is om een uitgave te activeren. Bedrijven moeten echter voorzichtig zijn om de onderhoudskosten van een apparaat niet te kapitaliseren. Onderhoudskosten houden verband met de alledaagse processen die de machine in goede staat houden, zoals smering en preventief onderhoud.
Verbeteringen aan land en gebouw
Verbeteringen aan een stuk grond of een gebouw zijn uitgaven die moeten worden gekapitaliseerd, omdat de verbeteringen ertoe leiden dat de waarde van het actief wordt verhoogd en de tijd dat het actief kan worden gebruikt kan worden verlengd. Voorbeelden van landverbeteringen zijn de installatie van nutsvoorzieningen, drainagesystemen en verlichtingssystemen. Bouwverbeteringen, zoals grote kantoorrenovaties, moeten ook worden gekapitaliseerd. Kleine onderhoudsprojecten mogen echter niet worden gekapitaliseerd, maar moeten eerder worden opgenomen als kosten in de tijd.
