Wanneer u uw bedrijf verplaatst, is het belangrijk om uw klanten, verkopers en zakenpartners te informeren wanneer u verhuist en waarom. Door een bedrijfsverhuizingbrief te schrijven, neemt u de tijd om uw zakelijke contacten en klantenbestand te versterken en ervoor te zorgen dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt.
Informeer uw klanten over uw verhuizing
Maak een uitgebreide lijst van iedereen die getroffen zal worden door de verplaatsing van uw bedrijf. Dit omvat uw klantenbestand, leveranciers, kredietverstrekkers en bankinstellingen, creditcardbedrijven, nutsbedrijven, adverteerders en alle federale, provinciale of lokale instanties die handels- en bedrijfsbelasting regelen.
Schrijf voor elke contactgroep een ander lettertype om het een beetje persoonlijker te maken. Uw brief aan uw klantenbestand moet bijvoorbeeld uw verbintenis weerspiegelen om hun bedrijf in de toekomst te behouden. De brief aan overheidsinstellingen zou echter formeler en to the point moeten zijn.
Vermeld alle relevante informatie over uw verhuizing in de brief, zoals uw oude adres, uw nieuwe adres, uw nieuwe telefoonnummer en de ingangsdatum. Misschien wilt u een eenvoudige maar duidelijke kaart toevoegen aan uw nieuwe locatie, vooral voor uw klantenbestand.
Plaats een kopie van uw relocation-brief op de startpagina van uw website als u die heeft, vooral als u producten en diensten op internet verkoopt. Dit is een eenvoudige, effectieve en goedkope manier om het nieuws over uw verhuizing naar zoveel mogelijk mensen te vernemen.
Huur een bedrijfsverplaatsingsdienst om u te helpen de brief te schrijven. Deze services zijn gespecialiseerd in het verwerken van alle details van een zakelijke of zakelijke verhuizing en kunnen een nauwkeurige mailinglijst voor u samenstellen. Voor een nominaal bedrag, zullen ze de brief maken, afdrukken en zelfs voor u verzenden, inclusief verzendkosten.
Schrijf en verzend uw zakelijke verhuisbrief niet minder dan 3 weken voor uw verhuizing. Dit geeft iedereen ruim de tijd om aanpassingen door te voeren en ervoor te zorgen dat uw bedrijfsactiviteiten minimaal worden onderbroken.
Tips
-
Zelfs als uw telefoonnummer hetzelfde blijft, moet u dit prominent weergeven in uw verhuisbrief.
Een aankondiging in een bedrijfsnieuwsbrief is een uitstekende manier om iedereen te informeren dat u uw bedrijf verplaatst. Hoewel dit niet in de plaats komt van het schrijven van individuele brieven of e-mails aan elk van uw zakelijke contacten, kan het helpen om te voorkomen dat iemand "verdwaald raakt in de shuffle".
