In elke zakelijke omgeving zijn vergaderingen onvermijdelijk. Meer tijden dan niet, de mensen die nodig zijn om deze vergaderingen bij te wonen, bekijk ze met angst. Misschien komt het omdat ze te lang doorrennen, omdat er geen duidelijke reden is voor de vergadering om plaats te vinden of misschien lijkt er nooit iets te worden opgelost door deze vergaderingen. Ze voldoen duidelijk niet aan de vijf P's van effectieve vergaderingen: doel, product, deelnemers, waarschijnlijke problemen en proces.
Doel
Het doel van een vergadering wordt gedefinieerd als de reden waarom de vergadering moet worden gehouden, de agenda of de belangrijkste doelstellingen die door de aanwezigen moeten worden besproken. Als er geen problemen zijn die moeten worden besproken, is er geen reden om een vergadering te beleggen. Vergaderingen zonder duidelijk doel zijn een verspilling van ieders tijd.
Artikel
Het product van een vergadering beschrijft de gewenste uitkomst die moet worden bereikt wanneer alles wordt gezegd en gedaan. Dit is niet alleen het gewenste resultaat van de vergadering, maar ook de gewenste resultaten van toekomstige bedrijfsprojecten en handelswaar die tijdens de vergadering worden besproken. Door van tevoren het product van de vergadering te vermelden, blijven vergaderingen op schema, waardoor gesprekken niet afdwalen naar onderwerpen die niet voldoen aan het doel van de vergadering.
Deelnemers
Deelnemers aan een vergadering zijn alleen die mensen die betrokken moeten zijn, de mensen met hun gezichtspunten of banen hebben direct invloed op het doel en het product van de vergadering. Zo zouden ziekenhuismedische stafmedewerkers bijvoorbeeld niet deelnemen aan een vergadering over de ziekenhuiscomputersystemen. De verpleegkundigen en artsen zouden echter deelnemen aan bijeenkomsten met gezondheids- en ziektevraagstukken of bijeenkomsten die hen helpen om de Continuing Education Units, CEU's, te krijgen die nodig zijn om hun licenties up-to-date te houden.
Waarschijnlijke problemen
De waarschijnlijke problemen zijn de zorgen die waarschijnlijk zullen rijzen bij de deelnemers, de problemen die zij zien met de huidige stand van zaken op de agenda of eventuele problemen die zij voorzien met mogelijke oplossingen die tijdens de vergadering naar voren zijn gebracht. Mogelijke problemen zijn ook het opsporen van fouten die tijdens de voorbereidingen voor de vergadering mogelijk zijn misgelopen. Iemand geeft bijvoorbeeld een presentatie over mogelijke oplossingen voor de problemen die op de agenda staan. Iemand in de vergadering kan opmerken dat een of twee feiten ontbreken en dat deze feiten uiteindelijk een diepgaand effect kunnen hebben op de uitkomst van de vergadering of de oplossing. De problemen kunnen een probleem zijn met de kosten van een project of de tijd die gemoeid is met het voltooien van een project.
Werkwijze
Het vergaderproces bevat de stappen die nodig zijn om de vergadering op schema te houden en het doel van de vergadering te bereiken. Het kan ook het maken van een plan voor het bereiken van de toekomstige projecten en koopwaar omvatten om hen op weg te houden naar voltooiing. Door het proces stapsgewijs op een rij te zetten, kunnen alle betrokkenen ervoor zorgen dat ze het doel en de uitkomst van de vergadering, het project of de merchandising bereiken. Het is een middel om de voortgang van de vergadering te volgen.
