Een vergadering kan worden gedefinieerd als een gezamenlijk werkproces dat is ontworpen om de who, why, how en what van een bepaald doel te beantwoorden. Kenmerken van niet-effectieve bijeenkomsten zijn passieve deelnemers en een regurgitatie van eerder besproken onderwerpen. Effectieve bijeenkomsten zijn in wezen het tegenovergestelde daarvan. Effectieve vergaderingen kunnen de productiviteit, het moreel van de werknemer en de winst stimuleren.
Functie
De vijf stappen voor het voorbereiden en uitvoeren van effectieve vergaderingen, ook bekend als de vijf P's, zijn: doel, plan, deelnemers, participatie en perspectief, let op David Whetten en Kim Cameron in het boek "Managementvaardigheden ontwikkelen." Doel geeft duidelijk de intentie weer van de vergadering. Plan is de gang van zaken tijdens de vergadering. Deelnemers zijn deelnemers en facilitators. Deelname is nodig van de aanwezigen en de facilitators. Perspectief is de doelstelling die de vergadering beoogt te bereiken en een samenvatting van de overeenkomsten die uit de vergadering voortvloeien.
Hulpmiddelen
Games behoren tot de meest effectieve tools die worden gebruikt om succesvolle vergaderingen te houden. Snelle, goedkope, aanpasbare, laagrisico- en participatieve spellen worden aanbevolen. Brainstormen is een andere tool die wordt gebruikt om informatie te verzamelen en een probleem of situatie uit te leggen. Andere hulpmiddelen voor effectieve vergaderingen zijn onder meer vragenlijsten, enquêtes, interviews en werkbladen.
Kenmerken
Effectieve bijeenkomsten zijn fantasierijk, participatief, innovatief en boeiend. Ze beginnen en eindigen op tijd. Iemand wordt toegewezen om notulen en de agenda bij te houden. Geplande onderbrekingen vinden plaats op aangewezen tijdstippen. Levendige en positieve discussies worden aangemoedigd. Deelnemers mogen de vergadering evalueren. Effectieve vergaderingen eindigen op een vriendelijke noot met de begeleider die zorgt voor harmonie tussen de deelnemers.
Frequentie en duur
Peter Honey schrijft in het boek "Verbeter je mensenvaardigheden" dat effectieve vergaderingen idealiter maximaal één keer per week worden gehouden, meestal voor dezelfde deelnemers. De meest succesvolle vergaderingen worden binnen een uur afgerond en duren doorgaans niet langer dan twee uur.
Betekenis
Slecht bestuurde vergaderingen hebben een negatief effect op het moreel van de werknemers, waardoor sommigen sceptisch en pessimistisch worden, terwijl anderen apathisch en onoplettend worden. Ondoeltreffende bijeenkomsten, noteert Barbara J. Streibel in het boek 'De gids voor effectieve vergaderingen', kost bedrijven jaarlijks miljarden dollars aan gemiste kansen en verloren tijd. Ze schaden het imago van een organisatie, benadrukken het ineffectieve beheer en verminderen de productiviteit. Effectieve vergaderingen behouden twee van de meest waardevolle bronnen van een bedrijf: tijd en talent. Samenwerkende en effectieve vergaderingen stimuleren de medewerkers.
