Het uitvoeren van een effectieve beoordeling van bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat uw bedrijfsactiviteiten de gewenste resultaten op de meest efficiënte manier produceren. U kunt bijvoorbeeld een bedrijfsprocesherziening uitvoeren voordat u nieuwe hardware of software aanschaft. Als u een beoordeling van bedrijfsprocessen wilt uitvoeren, stelt u een team samen van mensen die alle niveaus van de organisatie vertegenwoordigen die zijn getroffen door eventuele wijzigingen in het huidige bedrijfsproces. Het samenstellen van de juiste mensen kan u helpen bij het identificeren van problemen, het bepalen van mogelijke verbeteringen, het toewijzen van projectmanagers, het implementeren van snelle oplossingen en het ontwikkelen van een langetermijnplan.
Breng uw huidige proces in kaart. Maak een lijst van de kritieke bedrijfsprocessen die worden gebruikt om uw producten en diensten te produceren. Bespreek problemen in de huidige omgeving, zoals vertragingen bij het ontvangen van benodigdheden of problemen met de leverancierskwaliteit. Houd een reeks vergaderingen voor het team om te brainstormen over de reden waarom de problemen bestaan en hoe hiermee om te gaan. Onderzoek doen om te leren hoe andere bedrijven soortgelijke problemen aanpakken. Gebruik gratis hulpmiddelen voor bedrijfsprocestoewijzing, zoals Gliffy, Bonita Open Solution of Questetra BPM, om uw huidige proces te documenteren.
Bekijk de gedocumenteerde bedrijfsprocessen om ervoor te zorgen dat de details nauwkeurig de manier weergeven waarop het bedrijf werkt. Distribueer bijvoorbeeld procedures voor het oplossen van problemen naar alle personeel dat klantenservice gesprekken afhandelt. Neem personeel in acht dat gebruik maakt van de procedures en noteer eventuele afwijkingen om vast te stellen of personeel aanvullende vaardigheden, kennis, training of ervaring nodig heeft om het bedrijfsproces effectief te laten werken.
Identificeer potentiële veranderingen. Bepaal hoe de wijzigingen van invloed kunnen zijn op de huidige procedures. Observeer personeel dat taken uitvoert om veronderstellingen te valideren. Interview werknemers om hun input te verzamelen over de procesproblemen waarmee uw organisatie te maken heeft. Voer een enquête uit of voer focusgroepen uit om hun ideeën voor verbetering te verzamelen. Ga er niet vanuit dat u de juiste oplossing kent, zoals het kopen van nieuwe hardware of software, zonder te begrijpen hoe het nieuwe systeem de organisatie beïnvloedt.
Ontwerp een nieuw proces. Bij het opnieuw ontwerpen van bedrijfsprocessen moet ervoor worden gezorgd dat alle processen voor bedrijfsfuncties aansluiten bij de huidige strategische doelen. Verfijn het proces op basis van de analyse die is uitgevoerd als onderdeel van de beoordeling van bedrijfsprocessen. Bekijk uw nieuwe proces met het team om de afhankelijkheden tussen organisaties en mogelijke problemen te bepalen. Documenteer alle wijzigingen die worden aanbevolen door het beoordelingsteam voor bedrijfsprocessen en publiceer de conclusies in een nieuwsbrief, e-mail of een ander mechanisme voor bedrijfscommunicatie.
Evalueer uw implementatie. Meet operationele activiteiten, zoals klanttevredenheid, productdefecten of kosten, om te bepalen of verbeteringen die zijn gegenereerd door uw beoordeling effect hebben gehad. Voer volgende beoordelingen uit en pas uw processen dienovereenkomstig aan als er binnen het verwachte tijdsbestek geen verbeteringen zijn aangebracht.
