Toen bedrijven voor het eerst begonnen met het gebruik van computers in grote aantallen, luidden de geleerden de komst van de 'papierloze samenleving' in. De computerrevolutie heeft nog steeds een manier om die belofte waar te maken. Niettemin blijven traditioneel op papier gebaseerde processen - zowel zakelijk als persoonlijk - migreren naar meer gecomputeriseerde vormen, en om een aantal zeer goede redenen.
documenten
De computer heeft veel gemak en flexibiliteit gebracht bij het maken en bewerken van documenten. In tegenstelling tot een typemachine bieden geautomatiseerde tekstverwerkingsprogramma's een bijna onbegrensde keuze aan stijlen, lettertypen en formaten voor documenten. Typefouten kunnen eenvoudig op het scherm worden gecorrigeerd zonder dat er correctievloeistof of correctietape nodig is. Hele tekstblokken kunnen gemakkelijk van het ene document naar het andere worden gekopieerd zonder dat u hoeft over te typen. Foto's en andere afbeeldingen kunnen zonder veel moeite in het document worden opgenomen.
Het delen van
Het delen van documenten met een geautomatiseerd systeem is eenvoudig. Het is niet nodig om fysieke kopieën van het document te maken en deze vervolgens naar de ontvangers te mailen of te faxen. Een document in een geautomatiseerd systeem kan worden gedeeld met iedereen die toegang heeft tot dat systeem door eenvoudigweg het document op hun eigen computerscherm weer te geven. Documenten kunnen buiten het bedrijf worden gedeeld door het document eenvoudig bij een e-mail te voegen die naar de ontvanger wordt verzonden.
Filing
Het doel van archiveren is niet alleen om documenten op te slaan, maar ook om ze gemakkelijk toegankelijk te maken. De computer blinkt hierin uit op een manier die de eenvoudige archiefkast nooit zou kunnen. Documenten die zijn opgeslagen in een geautomatiseerd systeem worden automatisch geïndexeerd door het bestandbesturingssysteem van de computer. Deze indexen worden automatisch bijgewerkt en onderhouden door het systeem, ongeacht hoe vaak het document kan worden verplaatst of bewerkt. Documenten kunnen zelfs worden gevonden door de computer te laten zoeken in grote aantallen documenten voor specifieke woorden of zinsdelen. Bovendien kunnen geautomatiseerde archiveringssystemen een groot aantal documenten opslaan in een klein deel van de ruimte die fysieke archiefkasten nodig hebben.
functionaliteit
Verre van simpelweg een elektronische weergave van een statisch papieren document te zijn, kan een elektronisch document een echt interactieve entiteit worden. Een elektronische versie van een invulformulier, bijvoorbeeld, kan de invoer van gegevens rechtstreeks in het document toestaan met real-time foutcontrole en verificatie. Berekeningen en functionaliteit kunnen direct in het document worden ingebouwd. Een bestaande klant kan bijvoorbeeld op een elektronisch document worden vermeld door het document het klantendatabasebestand van de computer te laten gebruiken, zodat de gebruiker eenvoudig de naam van de klant kan selecteren in een lijst met alle klanten in het bestand. De logica die in het document is ingebouwd, zal vervolgens de informatie van de klant automatisch in het document overbrengen, inclusief adressen, klantrekeningsnummers of andere gewenste gegevens.
Veiligheid
De fysieke veiligheid van de bestanden van een bedrijf is van het grootste belang. Bestanden moeten worden beveiligd tegen fysieke schade of vernietiging. Toegang tot bestanden door onbevoegd personeel moet ook worden voorkomen. Een geautomatiseerd archiveringssysteem vereenvoudigt deze taken. Kopieën van gecomputeriseerde bestanden kunnen eenvoudig op verschillende locaties worden aangemaakt en opgeslagen, zowel op meerdere computerplatforms binnen het netwerk als op verwijderbare datamedia voor externe fysieke opslag. Bestanden in het computersysteem kunnen ook worden gecodeerd om ze onleesbaar te maken voor mensen zonder geautoriseerde toestemming om de bestanden te bekijken.
