Herdenkingsbijdragen in plaats van bloemen zijn een gebruikelijke manier om een medewerker na zijn overlijden te eren. Naast een blijk van medeleven met het gezin van de werknemer, biedt een herdenkingsbijdrage ook de mogelijkheid dat uw bedrijf bijdraagt aan een goed doel. Een gift aan een goed doel gaat vaak gepaard met een memorial bijdragebrief om ervoor te zorgen dat de overledene goed wordt geëerd voor de bijdrage.
Een herdenkingsbijdragebrief formatteren
Een herinneringsbijdragebrief is een soort formele zakelijke brief, wat inhoudt dat deze het adres van de liefdadigheidsinstelling waaraan de donatie moet worden gedaan, een aanhef, hoofdtekst en een formeel handtekeningblok bevat. De aanhef kan worden geschreven als 'Aan wie het kan gaan' als het goede doel geen persoon heeft opgegeven aan wie de donatie moet worden gericht.
Naast het adres van het goede doel in de kop van de brief moet ook het adres van een familielid van de overledene worden vermeld, aangezien de meeste liefdadigheidsinstellingen de familie op de hoogte zullen stellen van het geschenk bij ontvangst. Daarnaast is het belangrijk om uw adres in de afsluiting van de brief op te nemen zodat u een belastingbon van de liefdadigheidsinstelling naar u kunt verzenden.
Een herdenkingsdonatie formuleren
Hoewel de structuur van een herinneringsbijdrage formeel is, kan de inhoud van het lichaam van de brief worden gepersonaliseerd. Begin de brief met de naam van de werknemer in wiens geheugen de gift wordt gegeven, samen met het geldbedrag van de donatie en de naam van het goede doel dat het geschenk ontvangt. Neem ook de informatie op die is gespecificeerd in het overlijdens- of begrafenisprogramma van de overledene, zoals een bepaald fonds of een beurs waarnaar het geld moet worden gestuurd.
Voeg meer personalisatie toe aan de brief door een verband te tonen tussen het goede doel en uw voormalige werknemer. Dit kan een persoonlijk verhaal zijn over hun liefde voor dieren, als het goede doel een dierenreddingsorganisatie is of hun band met kinderen, bijvoorbeeld als het goede doel een kinderziekenhuis is. Als geen liefdadigheid door de familie wordt gespecificeerd, bespreek in plaats daarvan de reden waarom het goede doel is gekozen door uw bedrijf en hoe de overledene verbonden is aan dat besluit.
Toon uw sympathie
Naast het schrijven van een herinneringsbijdragebrief aan het goede doel dat het geschenk zal ontvangen, is het ook gebruikelijk om een sympathiekaart te sturen naar de overgebleven familie van de overledene. Voeg een persoonlijk bericht toe aan het gezin, samen met een notitie waarin staat dat u hebt bijgedragen aan een goed doel ter nagedachtenis aan hun familielid.
Niet alleen een zakelijke brief
Hoewel een herinneringsbijdingsbrief een specifieke vorm en functie heeft, wil dat nog niet zeggen dat deze onpersoonlijk moet zijn. In feite is precies het tegenovergestelde waar. Door de informatie die u wilt overbrengen te combineren met kleine details die de vorige werknemer onthouden, geeft u een warme indruk van een zorgzame organisatie die haar leden waardeert.
