De belasting- en aansprakelijkheidsvoordelen van de integratie van uw bedrijf worden gecompenseerd door grotere wettelijke vereisten. U moet uw bedrijf runnen volgens de staats- en federale vereisten voor zakelijk gedrag. Een vereiste is dat u een jaarlijkse vergadering houdt voor aandeelhouders, zelfs als u de enige eigenaar bent. U moet ook notuleren wat er tijdens de vergadering is gebeurd.
Hou het simpel
Het bijhouden van notulen van de vergadering is een wettelijke vereiste, maar het is ook nuttig. De notulen bewijzen dat je hebt voldaan aan de vereisten voor een wettelijke vergadering en dat je een lijst met beslissingen, stemmingen en acties hebt bijgehouden. U hoeft niet elk laatste detail op te nemen: wat telt, is de uitkomst van een stemming, niet elk punt in het debat. Je moet alle feiten juist krijgen. Nadat de minuten zijn getypt, moet aan iedereen die aanwezig was worden gevraagd om te tekenen op hun nauwkeurigheid. Dit beschermt het bedrijf als iemand later een beslissing betwist. Houd de taal duidelijk en formeel, zodat er geen vraag is hoe de notulen moeten worden geïnterpreteerd.
Kennisgeving
Een S-bedrijf, zelfs een bedrijf met één persoon, moet statuten hebben. De statuten bepalen de datum voor de jaarlijkse algemene vergadering, maar u moet de aandeelhouders nog steeds van tevoren op de hoogte brengen. Melding omvat de datum, tijd en plaats en een lijst met alle acties die u wilt ondernemen en eventuele kandidaten voor bestuursfuncties. Vermeld bij het indienen van de notulen een kopie van de kennisgeving. Als iemand laat op de hoogte is gesteld, vraag haar om een verklaring van afstand te ondertekenen. Voeg dat ook toe aan de notulen.
Aanwezigheid
Uw notulen moeten een lijst bevatten van iedereen die de vergadering heeft bijgewoond - alle aandeelhouders en alle directeuren. Als uw statuten een quorum instellen - een minimumaantal deelnemers - geeft de lijst aan dat u aan het quorum hebt voldaan, zodat de genomen stemmen juridisch bindend waren. Als de statuten geen quorum bepalen, treden er regels van de overheid in werking. De regels kunnen zijn dat u een meerderheid van de stemgerechtigde aandeelhouders hebt, of een vast gedeelte - een derde deel in Delaware bijvoorbeeld - of uw staat mag geen minimum instellen. Als u de enige eigenaar bent, is 100 procent van de aandeelhouders altijd aanwezig.
Ondernomen acties
Een typische jaarlijkse vergadering omvat een rapport over bedrijfsfinanciën en een stemming voor de raad van bestuur. De notulen moeten de lijst met kandidaten bevatten en de stemmen die elke kandidaat heeft ontvangen. Als de S-corporatie aandeelhoudersbeslissingen over andere kwesties wil, moeten de notulen het probleem vermelden en de stemmen tellen. Alle jaarlijkse minuten moeten worden opgeslagen in een bestand of 'minutenboek', zodat u de referenties beschikbaar hebt als iemand vragen oproept over hoe de vergaderingen zijn verlopen.
