In de notulen van de vergadering worden de acties beschreven die tijdens een vergadering zijn ondernomen. Het format volgt Robert's Rules of Order en wordt gebruikt voor alles van club- en zakelijke bijeenkomsten tot overheidsbijeenkomsten. Voor jaarlijkse vergaderingen van de HOA (Houseowners 'Association) geven minuten notulen van beslissingen en acties van het HOA-bestuur. Door aantekeningen te maken en de vergadering op te nemen, kan de secretaris van het bestuur de notulen na de vergadering nauwkeurig noteren. De mening moet buiten de notulen blijven om het document beknopt en objectief te houden.
Gebruik de vergaderagenda om een overzicht van de vergaderonderwerpen te maken. Maak een lijst van de onderwerpen en laat ruimte vrij voor uw aantekeningen.
Maak notities tijdens de vergadering over aanwezigheid, moties, beslissingen en onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken. Let op: wie heeft gezegd wat je op die manier correct kunt toekennen. U kunt een voicerecorder gebruiken om te voorkomen dat u iets mist. Uw notities moeten de discussie samenvatten. Noteer de tijd en datum van de vergadering en de eindtijd van de vergadering.
Typ de minuten door te beginnen met de naam van de HOA en de naam van de vergadering. Lijst die aanwezig was en afwezig was. Geef bestuursleden op titel en naam. Noteer de tijd en datum van de vergadering.
Maak een lijst van onderwerpen om ze te bespreken en neem moties, stemmingen en beslissingen voor elk onderwerp op. Vermeld alle gepresenteerde feiten, zonder mening en vermoedens.
Voeg de rapporten bij die op de vergadering worden gepresenteerd. Vermeld dat ze in de notulen zijn opgenomen.
Items die je nodig hebt
-
notitieboekje
-
Potlood
-
Spraakrecorder (optioneel)
-
Computer
-
Vergadering agenda
