Documentatie maakt deel uit van het dagelijks leven in de wereld van persoonlijke, financiële en algemene gegevensverzameling en daarom is het alleen gepast dat periodieke audits worden uitgevoerd op de methoden voor het afhandelen van documenten. De audit laat zien welke maatregelen worden geïmplementeerd, welke methoden moeten worden gewijzigd en op welke manieren dergelijke wijzigingen kunnen worden doorgevoerd.
Aankoopprocedure
Een organisatie moet periodiek controleren of haar procedure voor het aanschaffen van documenten wordt nageleefd. De controle kan aantonen of de organisatie op dit moment over een methode beschikt om documentatie te beheren, of noodzakelijke documenten worden goedgekeurd door bevoegd personeel en hoe efficiënt documentwijzigingen worden afgehandeld. Dit gedeelte van de audit kan ook laten zien hoe toegankelijke documenten zijn.
Documentopslag
Documenten kunnen worden opgeslagen als papieren of gecomputeriseerde bestanden. De audit kan aantonen of recordopslagsystemen zijn opgezet volgens de behoeften van de organisatie. De audit moet ook aangeven hoe lang zowel papieren documenten als gecomputeriseerde documenten in het archief bewaard worden. De audit moet bepalen of documenten in goede staat worden gehouden en worden beschermd tegen beschadiging, beschadiging of verlies.
Beschrijving van documenten
De audit moet verifiëren hoe documenten worden beschreven in het archiveringssysteem van een organisatie. De documentatie kan worden vermeld op naam, nummer of in beschrijvende vorm. Een document kan een korte, relevante beschrijving hebben om het gemakkelijker te vinden. De audit moet aantonen of documenten systematisch worden opgeslagen op versienummer en revisiedatum.
