Kritische informatie over uw bedrijf, zoals beleidswijzigingen of berichten over aankomende vergaderingen, moet aan uw werknemers worden meegedeeld. Een manier om de informatie eruit te krijgen is door een memo op te stellen. Memo's zijn eenvoudige documenten die essentiële informatie verschaffen. Ze vertellen uw werknemers in de eerste plaats aan wie de memo is, aan wie het is gericht en waar het over gaat, waarna zij de boodschap in de memo uitwerken. Schrijf een voorbeeldmemo om een sjabloon te gebruiken voor toekomstige memo's.
Open een nieuw document in de tekstverwerker van je computer. Typ "TO:" en voeg haakjes of een andere indicator toe om aan te geven dat de naam van een persoon in dit veld moet worden ingevoerd. Druk twee keer op de enter-toets om een nieuwe regel te starten. Typ in het tweede veld "FROM:" en voeg haakjes toe om aan te geven dat de naam van de afzender in dit veld moet gaan. Druk twee keer op de Enter-toets om een nieuwe regel te beginnen en typ "RE:" of "SUBJECT:" en voeg haakjes toe om aan te geven dat het onderwerp van de memo hier moet worden ingevuld.
Druk twee keer op de enter-toets en gebruik de onderstrepingstoets om een rij helemaal over de pagina te maken. Dit maakt een onderscheid tussen het inleidende veld hierboven en het verklarende veld - of het hoofdgedeelte van de memo - dat hieronder wordt beschreven.
Schrijf een zin of twee onder de regel die in stap 3 is gecreëerd om uit te leggen dat de memo-verteller deze ruimte moet gebruiken om het onderwerp van de memo volledig uit te leggen.
Geef een spatie aan het einde van de voorbeeldmemo zodat de tekenster zijn of haar naam kan ondertekenen en eventuele bijlagen bij de memo kan noteren.
