Het plannen van een succesvolle conventie vereist kennis van de strategische totaaldoelen van de gastorganisatie voordat u aan de basisvergaderingslogistiek begint. Met behulp van uw strategische doelen kunt u effectief plannen hoe u de aanwezigen aantrekt, de juiste locatie kiest, de beste sprekers selecteert en de aantrekkelijkste voorzieningen en activiteiten ontwikkelt.
Definieer uw strategische doelen
De doelen van een organisatie voor een conventie zijn niet altijd dezelfde als die van de conventie-deelnemer. Leer de redenen van de organisatie voor het hosten van de conventie. Het kan zijn om leden aan te trekken en te behouden, winsten te genereren, bestuurs- en commissieleden van een extraatje te voorzien of mediapubliciteit voor de organisatie te genereren.
Stel je tactisch plan op
Zodra u uw strategische doelen kent, stelt u uw tactische doelen om deze te bereiken. Deze kunnen bestaan uit het kiezen van seminars en sprekers om specifieke aanwezigen aan te trekken, het hebben van een inkomstenproducerende handelsbeurs, het toevoegen van partneractiviteiten om de opkomst te vergroten, het organiseren van sociale functies zoals een golftoernooi of riviercruise, het hebben van een prijzenbanket of het houden van een jaarlijkse stemming van het lidmaatschap. Uw marketingplan moet de strategieën voor reclame, public relations, promotie en sociale media bevatten om de conventie te promoten.
Plan de begroting
Bepaal de financiële doelen van de organisatie voor de conventie en bekijk uw cijfers. U bent mogelijk beperkt tot een specifiek budget als de conventie een uitgave is. De organisatie kan een winstdoelstelling hebben, of u kunt geld uitgeven op basis van uw verwachte inkomsten. Maak projecties op basis van optimistische en conservatieve registratie- en sponsorinkomsten.
Maak een overzicht van uw agenda
Plan vervolgens uw agenda voor het evenement. Kies uw datum, locatie en activiteiten. Veel conventies hebben een thema dat het algemene doel van het evenement verklaart en helpt deelnemers te trekken. Mogelijk moet u input vragen over data en potentiële locaties van uw board of deelnemers en sitebezoeken afleggen naar meerdere locaties voordat u er een kiest. Bekijk informatie over eerdere conventies om meer te weten te komen over locaties, aanwezigheid, financiële prestaties en feedback van deelnemers en sponsoren. Maak een agenda die begint met het inchecken door deelnemers en een overzicht van het schema van elke dag.
Onderzoek logistieke behoeften
Begin contact met zalen, sprekers, cateraars, entertainmentopties, audiovisuele bedrijven, drukkers en reisorganisaties. Bepaal hoe u omgaat met marketing, registraties, sponsorschappen, insignes, check-ins, beursstands, geschenkzakken, programmaboeken en webpagina's. Verzend verzoeken om voorstellen voor externe leveranciers zoals resorts, cateraars, golfbanen en reisbureaus. Stel uw gewenste leverancierslijst en kosten samen.
Schrijf een voorstel
Bereid een document voor dat je bord of congresteam je plan voor de conventie laat zien. Neem uw begrip op van de doelen van de organisatie en hoe u van plan bent om aan die doelstellingen te voldoen. Geef een agenda van het evenement met een gedetailleerd dagschema. Stel een compleet budget voor. Leg uit waarom je het thema, de locatie, onderwerpen van het seminar, sprekers en sociale activiteiten hebt gekozen. Verantwoord uw presentielijst, kosten en inkomstenprojecties op basis van uw onderzoek.
