Organisaties met een contractbeheerproces kunnen tijd en geld besparen en hebben daardoor een voordeel op de markt. De kern van een gezond proces voor contractbeheer is een centrale locatie waar alle contracttaal gemakkelijk toegankelijk is.
Analyseer het contract
Controleer het contract om ervoor te zorgen dat het alle relevante informatie bevat. Een solide contract definieert duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van organisaties en individuen. Het moet alle tijdschema's en deadlines beschrijven, bepalen hoe deliverables zullen worden gemeten en duidelijk de betalingsarrangementen bepalen.
Begrijp de achtergrond
De tijd nemen om in de organisatie te discussiëren over de rol van de serviceprovider en de relatie die is ontwikkeld, zal helpen bij het definiëren van de voorwaarden van het contract. Neem zo nodig contact op met de serviceprovider om eventuele resterende problemen te identificeren. Een solide relatie met de serviceprovider kan helpen bij het vormgeven van een contract dat gunstig is voor beide partijen.
Monitoringprotocollen instellen
Zorg ervoor dat systemen aanwezig zijn om gegevens te verzamelen, tijdlijnen te bewaken, prestaties te rapporteren en de boekhouding te regelen. Goed gedefinieerde procedures besparen tijd en geld.
Verkrijg de benodigde documentatie
Het is van vitaal belang bij het begin van een contract om alle benodigde licenties en documentatie te identificeren, te bevestigen dat alle informatie actueel is en deze informatie met de serviceprovider te delen.
Informeer alle partijen
Leden van het contractmanagementteam en andere belanghebbenden moeten in eerste instantie worden geïnformeerd over hun verantwoordelijkheden in het contractproces. Verantwoordelijkheden gedurende de looptijd van het contract moeten duidelijk worden geschetst zodat alle teamleden hun verantwoordelijkheden begrijpen.
Beheer problemen
Wanneer het contract is ondertekend, moeten alle onopgeloste problemen worden behandeld, zodat ze tijdens de looptijd van het contract geen problemen veroorzaken. Onopgeloste problemen ten tijde van ondertekening van het contract moeten worden genoteerd en de oplossing en het tijdschema worden overeengekomen. Dit is ook een goed moment om contractitems te identificeren die worden overgelaten voor toekomstige ontwikkeling. Elk item dat een variatie in het initiële contract vereist, moet zorgvuldig worden vastgelegd en beheerd.
Beoordeel de overgang
Een overgangsfase zal in sommige contracten aanwezig zijn. Aan het einde van deze fase moeten de partijen elkaar ontmoeten om de algehele uitvoering van het contract te beoordelen. In sommige gevallen is de overgangsperiode het moment waarop definitieve details van het contract worden vastgelegd; in deze gevallen is een grondige beoordeling van de overgangsperiode van cruciaal belang. Dit is ook het moment om contractafspraken te maken, zoals middelen die nodig zijn.
Beoordeel de prestaties
Prestatiebeheer moet gedurende het hele contract continu zijn. Doorlopende beoordeling van prestatiegegevens, voortzetting van wat werkt en corrigeren wat niet is, helpt contractvoorwaarden te herscheppen die alle partijen ten goede komen.
Variaties beheren
Alle contracten moeten bepalingen bevatten voor variaties, die alleen in welomschreven gevallen mogen worden toegestaan. Contractvariaties moeten altijd schriftelijk worden vastgelegd door een formeel amendement. Voor alle varianten moet een standaardproces voor verandermanagement aanwezig zijn.
