De boekhoudprocedures van het hotel helpen een bedrijf in de horeca om nauwkeurige financiële overzichten op te stellen die voldoen aan de voorschriften en boekhoudkundige principes. Deze voorschriften omvatten internationale standaarden voor financiële verslaglegging (IFRS) en algemeen aanvaarde waarderingsgrondslagen (GAAP) in de Verenigde Staten. Ze hebben ook betrekking op de Securities and Exchange Commission (SEC) en regels van de Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).
Inkomsten en uitgavenherkenning
SEC- en PCAOB-voorschriften vereisen dat een horecabedrijf adequate en functionele controles in systemen voor de registratie van inkomsten en uitgaven (opname) vaststelt. Inkomsten zijn inkomsten die een hotel genereert door diensten te verlenen of kamers te huren. Voorbeelden van inkomstenitems zijn reserveringskosten voor gasten en kamerkosten. Een hotelaccountant crediteert een omzetrekening om het bedrag te verhogen en zij debiteert deze om het rekeningsaldo te verminderen. Een kost is een kost of verlies dat een hotel maakt voor het leveren van diensten of het huren van kamers. Uitgaven kunnen betrekking hebben op salarissen, kosten van voedsel en drank en nutsvoorzieningen. Een hotelboekhouder debiteert een onkostenrekening om het bedrag te verhogen en hij crediteert deze om het rekeningsaldo te verminderen. Een horecabedrijf rapporteert inkomsten en uitgaven in de winst- en verliesrekening.
Registratie van activa en aansprakelijkheid
Een hotelmanager moet adequate richtlijnen implementeren in systemen voor inventarisatie van activa en passiva, omdat item- en passivaposten de financiële soliditeit van het bedrijf aangeven. Deze posten weerspiegelen het werkkapitaal van een bedrijf of de beschikbaarheid van contanten op korte termijn (werkkapitaal is gelijk aan vlottende activa minus kortlopende verplichtingen). Een activum is een resource die een hotel bezit, zoals contanten en voorraden (kortlopende activa) of onroerend goed en machines (langetermijnactiva). Een verplichting is een schuld die het hotel moet terugbetalen wanneer het verschuldigd is of een financiële belofte die het op tijd moet honoreren. Een kortlopende aansprakelijkheid is een schuld die een horecabedrijf binnen een jaar of korter moet aflossen, terwijl een schuld op lange termijn na een jaar moet worden betaald. Een hotelboekhouder debiteert een activarekening om het bedrag te verhogen en zij crediteert deze om het rekeningsaldo te verminderen. Het tegenovergestelde is waar voor een aansprakelijkheidsrekening. Een hotel meldt activa en passiva op de balans.
Financiële rapportage
Regelgeving en procedures voor jaarrekeningen, zoals de Amerikaanse GAAP- en IFRS- en SEC- en PCAOB-regels, vereisen dat een horecabedrijf "eerlijke" en volledige financiële overzichten aan het einde van elk kwartaal of elk jaar rapporteert. In de boekhoudkundige terminologie van het hotel betekent "eerlijk": nauwkeurig of objectief. Een complete set van financiële rapporten omvat een balans (ook gekend als overzicht van financiële positie), staat van winst en verlies (winst-en-verliesrekening of winst-en-verliesrekening), kasstroomoverzicht en vermogensoverzicht (ook wel overzicht van de ingehouden winsten genoemd).).
