Een Business Week-artikel in juni 1975 introduceerde het idee van het papierloze kantoor. Bureaus gebruiken echter nog steeds papier en in veel gevallen grote hoeveelheden papierproducten. En met de groei van thuisbedrijven en thuiskantoren wordt steeds meer papier gebruikt. Verantwoordelijk beheer van kantoorbenodigdheden houdt niet alleen in dat u weet wat u moet kopen en waar u het briefpapier opslaat, maar ook hoe u het gebruik ervan kunt verminderen, hoe u oud briefpapier kunt hergebruiken en hoe u briefpapier kunt recyclen.
Items die je nodig hebt
-
Kantoorartikelen
-
Opslagplaats
Neem een inventaris op van welk briefpapier het kantoor al heeft door een lijst te maken van elk type (bestanden, papieren blokken, briefhoofd, enz.) En het aantal van elk. Kijk in de daarvoor bestemde opslagruimte voor briefpapier als er een is en vraag mensen wat ze op hun bureau hebben.
Vraag mensen welk type briefpapier ze momenteel gebruiken en hoeveel ze schatten dat ze de komende drie maanden zullen gebruiken. Start een hoofdlijst. Ontdek ook welk briefpapier mensen zouden willen die nog niet beschikbaar voor hen is.
Vergelijk de hoofdlijst van wat mensen in de komende drie maanden nodig zullen hebben, naar de lijst met welk briefpapier al op kantoor beschikbaar is.
Overweeg hergebruik van briefpapier dat slechts gedeeltelijk wordt gebruikt. Snijd papier dat alleen aan één kant is geschreven of gefotokopieerd en knip of klem het samen om notitieblokken te maken. Verspreid oude visitekaartjes zodat mensen aantekeningen of lijsten kunnen maken. Gebruik oude enveloppen om bonnen of als bestandsmappen te bewaren. Moedig mensen aan om hun eigen manieren te ontwikkelen om papier opnieuw te gebruiken.
Kies waar u de kantoorartikelen kunt kopen door prijzen te vergelijken. Controleer of de leveranciers kortingen aanbieden voor bulkaankopen en of ze een frequente koperskaart aanbieden voor extra besparingen. Vergelijk prijzen voor op maat gedrukt briefpapier van bedrijven. De prijzen van een lokale printer kunnen vergelijkbaar zijn met die van een grote kantoorbenodigdhedenwinkel.
Zet een ruimte vrij om het kantoorbenodigdheden op te slaan. Dit kan een kast zijn of gewoon een lade in een archiefkast. Bepaal een methode voor de manier waarop kantoormedewerkers toegang krijgen tot het briefpapier. Als uitgiftedocumenten worden beheerd, wijs dan een persoon toe om de sleutel te bewaren en een systeem te ontwikkelen waarbij mensen zich moeten afmelden op het briefpapier dat ze maken. Plaats het briefpapier in de ruimte en bewaar gelijksoortige items bij elkaar.
Stel een schema in om regelmatig de voorraad briefpapier te controleren en benodigdheden opnieuw in te delen. Abonneer u op de nieuwsbrieven van uw leveranciers om op de hoogte te blijven van eventuele promoties of verkopen.
Tips
-
Stel prullenbakken voor gebruikt briefpapier in en moedig mensen aan om ze te gebruiken. Versnipper papier dat vertrouwelijke informatie bevat en breng al het papier naar uw plaatselijke recyclingcentrum.
