Veiligheidsprocedures zijn geschreven om ziekte en verwondingen te voorkomen en dienen als hulpmiddel en richtlijn om werknemers te beschermen. Wanneer een bedrijf beschikt over een reeks schriftelijke veiligheidsprocedures, hoeven medewerkers niet te raden wanneer het gaat om het correct gebruiken van machines of het protocol dat moet worden gevolgd in het geval van een noodsituatie. Geschreven veiligheidsprocedures laten anderen weten hoe ze gevaren moeten herkennen en elimineren, hoe ze zichzelf en anderen kunnen beschermen en wat ze moeten doen in geval van nood.
Ken je schrijfdoel. Veiligheid en verzekering op het werk stelt dat u eerst de reden of het hoofddoel moet weten voor het schrijven van veiligheidsprocedures. Mogelijke redenen kunnen zijn: vermindering van het aantal ongevallen, verstrekking van schriftelijke veiligheidsinstructies, verlaging van het bedrag aan schadevergoedingsclaims voor werknemers, enzovoort.
Ken uw publiek en weet wie de veiligheidsprocedures zal gebruiken. U moet weten of u veiligheidsprocedures schrijft voor de werknemers binnen een bedrijf, voor management, vakbondsvertegenwoordigers of federale toezichthouders. Zodra u deze gegevens hebt doorgenomen, kunt u veiligheidsprocedures schrijven op een manier die is toegesneden op het publiek.
Bepaal een format voor veiligheidsprocedures waarmee medewerkers snel veiligheidsinformatie kunnen vinden. Veiligheid en verzekering op het werk raden aan om 8,5 bij 11 inch papier te gebruiken dat kan worden geperforeerd en in een map kan worden gestoken.
Maak een overzicht. Maak een lijst van de belangrijkste veiligheidspunten in een logische volgorde, zodat u uw gedachten kunt indelen. OSHA stelt dat een goed georganiseerd plan leidt tot juiste actie en elimineert verwarring, materiële schade en letsel.
Schrijf een korte introductie. De inleiding verklaart het doel van de procedure en de persoon die verantwoordelijk is voor de handhaving ervan.
Schrijf de procedurestappen op volgorde. Gebruik de omtrek als leidraad en schrijf de stappen in de veiligheidsprocedure op een duidelijke en beknopte manier op. Gebruik tegenwoordige tijd, actiewerkwoorden alsof je met een persoon praat die de procedure tegelijkertijd deed. Personeelsveiligheid en verzekering raadt u aan om uw zinnen en paragrafen kort te houden, illustraties met voorbeelden te gebruiken, jargon te vermijden en met een positieve stem te schrijven.
Deel uitgebreide veiligheidsprocedures. Als u een veiligheidsprocedure schrijft die meer dan een paar pagina's lang is, zoals een noodevacuatieplan, deelt u de tekst in verschillende kortere procedures en secties in.
Bewerk je schrijven. Zorg ervoor dat uw spelling en grammatica correct zijn en dat uw introductieprocedure, stappen van de veiligheidsprocedure en samenvatting allemaal overeenkomen. Gebruik de hulp van een peer om te testen wat je hebt geschreven om te zorgen dat de veiligheidsprocedure duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is en geen belangrijke stappen mist.
Tips
-
Schrijf de naam van het bedrijf, handleiding, procedure titel en sectie naam (indien van toepassing) aan de bovenkant van elke pagina.
Nummer altijd uw procedures.
Schrijf paginanummers op de volgende manier: "Pagina 1 van (totaal aantal pagina's)."
