Memo, een afkorting voor memorandum, is het veelgebruikte formaat van interne zakelijke communicatie. Weten hoe je een memo efficiënt kunt formuleren en organiseren, kan lastig zijn. De instructies die volgen, richten zich op de meer formele versie van de memo - een die waarschijnlijk zal worden afgedrukt en verspreid of verzonden in een officiële e-mail.
Identificeer uw doel en uw publiek en bepaal de juiste toon. Als je het over een nieuw bedrijfsbeleid wilt hebben, gebruik dan een strikte toon. Als het uw bedoeling is om uw collega's op de hoogte te stellen van het aanstaande bedrijfsfeest, ga dan lichtvaardig.
Gebruik het juiste en algemeen aanvaarde formaat. Dit kan variëren per bedrijf of organisatie, maar bevat vaak veel vergelijkbare aspecten: "Aan," "Van", "Datum" en "Onderwerp" -elementen, elk gevolgd door een dubbele punt en de bijbehorende tekst.
Houd de memo kort en to the point. Het is over het algemeen het beste om memo's op één pagina bij te houden. Scheid elke alinea door een spatie. Geen alinea's laten inspringen. Vergeet niet om ongeveer twee centimeter aan de bovenkant te laten staan voor het bedrijfslogo / de header, die vaak zal worden afgedrukt of op geschreven memo's zal verschijnen.
Kies je woorden zorgvuldig. Het aantal woorden dat u mag gebruiken, is beperkt door de spatie.
Vorm een boodschap die duidelijk en beknopt de bezorgdheid uitdraagt die u wenst over te brengen.
