Vrijwilligers zijn het levensbloed van een non-profitorganisatie. Veel non-profitorganisaties beschikken niet over voldoende personeel om een organisatie effectief te runnen, zodat vrijwilligers de kloof kunnen overbruggen. Organisaties die beleid en procedures voor hun vrijwilligersprogramma ontwikkelen en benadrukken en die de rollen en verantwoordelijkheden van vrijwilligers definiëren, plukken de voordelen die een eersteklas vrijwilligersprogramma met zich meebrengt.
Schrijf een inleiding. Vermeld de naam van het bureau, de missie en kernwaarden, een lijst met personeelsleden en een lijst met bestuursleden. Vrijwilligers helpen niet alleen met projecten, maar zijn ook ambassadeurs voor uw organisatie. Ze moeten weten hoe het bureau werkt en de mensen die het bureau administratief vertegenwoordigen. Vermeld ook informatie over wie het bureau bedient, wat het doet om te helpen en de programma's die het ondersteunt.
het agentschap aan de vrijwilligers voorstellen in de eerste alinea van het handboek en hen verwelkomen. Hoewel vrijwilligers geen betaald personeel zijn, moeten ze vanaf dag één met respect worden behandeld. Zorg ervoor dat u hun waarde erkent als centraal in de missie van de organisatie. Schrijf twee korte zinnen om de vrijwilligers van te voren te bedanken voor hun service aan het bureau en om hen te laten weten hoe belangrijk ze zijn voor de missie.
Maak het handboek in een formaat van 8 1/2-inch-bij-11-inch, of bij voorkeur 6 inch-bij-9-inch, dus het is gemakkelijk mee te nemen en vrijwilligers kunnen het handboek houden als naslagwerk. Het handboek kan ook in een drieringerband worden geplaatst, zodat updates eenvoudig kunnen worden toegevoegd. Stel beleid en procedures stap voor stap in met eenvoudige, duidelijke taal. Gebruik geen $ 10-woorden om punten te maken. Vrijwilligers komen uit alle educatieve achtergronden en de taal van je handboek zou op een educatief niveau moeten zijn dat iedereen kan begrijpen.
Maak functiebeschrijvingen voor de vrijwilligersposities. Beschrijf de rollen en verantwoordelijkheden zodat vrijwilligers de positie kunnen kiezen die het beste bij hun interesses past. Met taakomschrijvingen kan uw bureau vrijwilligers koppelen aan een geschikte vrijwilligersmogelijkheid. Mensen doen om verschillende redenen vrijwilligerswerk en ze hebben andere vaardigheden. Met een goede functiebeschrijving kunnen vrijwilligers de juiste gelegenheid voor hen en voor uw organisatie kiezen. Voeg voorbeeldkopieën toe van aanmeldingspagina's, registratieformulieren, enz. Agentschappen hebben databasetracking voor vrijwilligersuren: urenstaten helpen het bijhouden van uren gemakkelijker te maken.
Beschrijf de soorten initiële en aanvullende training die de vrijwilliger ter beschikking staat. Geef oriëntatie-datums op en hoe ze hun vaardigheden kunnen bijwerken of nieuwe kunnen leren. Ontwikkel een kalender met datums voor training en oriëntatie. Informeer vrijwilligers als zij een geheimhoudingsverklaring moeten ondertekenen. Als dit het geval is, bekijkt u de verklaring met ze, beantwoordt u eventuele vragen en legt u de reden voor de verklaring uit. Bekijk tijdens vrijwillige oriëntaties het handboek van de vrijwilliger zorgvuldig en geef vrijwilligers de tijd om vragen te stellen. (Het is altijd fijn om eenvoudige drankjes te hebben bij de vrijwilligersoriëntaties.)
Beschrijf het proces voor het screenen van vrijwilligers. Laat hen weten of ze een achtergrondcontrole nodig hebben, of de vrijwilligerspositie die ze kiezen speciale vergunningen, risico's, medische klaringen, tbc-testen, badges, enzovoort heeft. Als ze verwachten te rijden voor het bureau, leg dan uit welk soort verzekering ze moeten hebben, of een aanvullende verzekering die ze nodig hebben om als vrijwilliger voor je bureau te werken.Leg eventuele aansprakelijkheidsvraagstukken uit en zorg dat u afstand doet van uw handtekening als u risicovolle vrijwilligersposities hebt. Vrijwilligers moeten de risico's van bepaalde vrijwilligerskansen kennen. Zorg ervoor dat u de ontheffingsformulieren vermeldt en leg tijdens oriëntatie de reden voor hen uit en geef vrijwilligers de mogelijkheid om deze formulieren te ondertekenen. Dit proces beschermt het bureau bij een ongeval.
Leg uit hoe vrijwilligers in aanmerking komen voor beloningen. Als het bureau een erkenningsprogramma heeft, geef aan wanneer het wordt gehouden, hoe het bureau vrijwilligers herkent, of het een gala-evenement is, lunch of speciale prijsuitreiking en de dresscode voor het evenement. Als het vrijwilligersherkenningsevenement een speciale gelegenheid voor vrijwilligers is, beschrijf het zodat zij begrijpen dat de staf van het bureau "de vrijwilligers" wordt voor dit evenement en dat de vrijwilligers de gasten worden.
