De controlelijst voor interne controle voor chequehandtekeningen varieert van organisatie tot organisatie. Elk bedrijf moet een degelijk plan voor risicobeheer opstellen om oneerlijkheid te voorkomen en fraude te voorkomen. Voor sommige entiteiten begint het proces met het bestellen van cheques en reeksen, van controleopslag tot de vereiste voor twee ondertekenaars of speciale goedkeuring voor cheques die een bepaald bedrag overschrijden. Evalueer regelmatig de regels om ervoor te zorgen dat deze de beste werkwijzen omvatten.
Schriftelijk beleid
Stel intern beleid of besturingselementen in die de bedieningselementen van de organisatie beschrijven voor controles van bestellen en ontvangen tot daadwerkelijk ondertekenen. Ontwerptools bestaande uit documenten en records om alle cheque-schrijftransacties en -gebeurtenissen te registreren. Zorg ervoor dat de faciliteit voldoende opslagruimte heeft en dat computerprogramma's voldoende autorisatiebeveiliging hebben.
Blanco cheque Stock
Veel organisaties hebben personen of custodians die de verantwoordelijkheid hebben om het controlevel te bewaren voor blanco cheque-aandelen. Het proces kan de volgende stappen omvatten: het vastleggen van de leverdatum van blanco cheques en het aangeven van de volgorde van de ontvangen cheques. Voer ontbrekende chequenummers in op het controlevel. De persoon die de partij blanco cheques ontvangt, moet de datum en het teken van elke zending ondertekenen. Noteer bovendien de datum en volgorde van ongebruikte cheques die worden geretourneerd voor opslag. Controleer de laatste cheque uitgegeven; dit zorgt ervoor dat de controlesequentie intact blijft.
Onafhankelijke cheques en saldi
Onafhankelijke checks and balances zorgen voor de beste werkwijze als het gaat om interne controles voor check signers. Dit omvat het waarborgen van de bedragen van de cheques, afstemming hebben de juiste bedragen, met inbegrip van administratieve controles, het vergelijken van activa met geregistreerde verantwoording, geautomatiseerde controles. Daarnaast reviewbeheer van boekhoudrapporten, zoals rapporten over verouderde spoorbalans en andere geautomatiseerde rapporten.
Administratieve beoordelingen
Soms is het misschien niet praktisch voor een organisatie om taken te verdelen; in dit geval moet de beheerder routine-evaluaties uitvoeren om de integriteit van het chequeschrijvingsproces te waarborgen. Teken alleen cheques met de juiste documentatie en zorg ervoor dat de persoon die de cheques ondertekent de cheques vanuit het kantoor mailt. Indien mogelijk, stuur de cheques niet terug naar de persoon die contante betalingen en crediteuradministraties bijhoudt. Als een kwestie van beleid, maak geen cheques betaalbaar aan "Cash".
Afzonderlijke accounts
Stel een minimum van twee afzonderlijke bankrekeningen op voor uw bedrijf. Stort alle gelden en ontvangsten in het eerste account. Draag net voldoende geld over naar het tweede account om de cheques die u schrijft te dekken. Een bestuurslid of een andere aangewezen persoon moet de bevoegdheid hebben om geld over te boeken naar de rekening. Maak daarnaast een aparte rekening voor de loonadministratie; gebruik opnieuw alleen het bedrag dat nodig is om de loonlijst te voldoen.
handtekeningen
Sommige kaarten vereisen mogelijk twee handtekeningen bij controles. Het verkrijgen van twee handtekeningen kan echter omslachtig zijn en vereisen dat van tevoren lege cheques worden ondertekend. Als het beleid niet werkt voor uw organisatie, wijzigt u het beleid in een vereiste van één ondertekenaar tot een bepaald bedrag in dollars. Stel ook een directe storting in voor werknemers en gebruik een externe payroll-service.
