Het interne controleproces wordt gebruikt door bestuursleden, management of personeel om doelstellingen te meten die verband houden met operationele efficiëntie en effectiviteit, consistentie van rapportage en naleving van standbeelden, verordeningen en toepasselijke regels. Een checklist voor interne controle wordt gebruikt voor het beoordelen van zaken als organisatorische beoordeling van risico's, controleactiviteiten en omgeving, communicatie en bewaking van informatietechnologie. Managers gebruiken deze informatie om gebieden te identificeren voor verbetering van de organisatie of om nieuwe besturingselementen voor implementatie te identificeren.
Controle omgeving
Controlelijsten voor controlewerkzaamheden omvatten onder meer de bekendheid van het personeel met bestuurs-, financiële en boekhoudkundige beleidslijnen en procedures; naleving van de ethische code en kernwaarden van de organisatie; en communicatie, samenwerking en teaminspanningen met betrekking tot de missie en doelen van de organisatie.
Maatregelen voor de effectiviteit van het management omvatten ontvankelijkheid van leidinggevend personeel met betrekking tot suggesties van werknemers om de productiviteit en dienstverlening te verbeteren; managementtraining, vaardigheden en competenties; mogelijkheden voor voortdurende professionele ontwikkeling; en managementbetrokkenheid aan de organisatorische missie, visie, waarden en doelen.
Medewerkers kunnen worden beoordeeld met betrekking tot de duidelijkheid van organisatorische rapportagestructuren; nauwkeurigheid van functiebeschrijvingen; beschikbaarheid van middelen en hulpmiddelen die nodig zijn om organisatorische doelen te bereiken; en bekendheid met het bedrijfscontinuïteitsplan.
Financiële verslaggeving en Asset Management
Een checklist voor interne controle moet ook de bekendheid van het management en het personeel met het financiële en boekhoudkundige beleid, procedures en normen van de organisatie beoordelen. Beoordelingsgebieden zijn onder meer of het personeel beschikt over de boekhoudkundige vaardigheden en competenties om hun taken te vervullen; een beoordeling van standaarden voor financiële transacties en algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen; onderhoud van grootboeken en debiteuren; nauwkeurigheid van methoden voor het verzamelen van inkomsten; naleving van archiefverklaringen en procedures; en een beoordeling van het inventarisatiesysteem van onroerend goed en verantwoordingsmechanismen.
Human Resources en Payroll
Controlelijstitems met betrekking tot personeelszaken en loonlijstverrichtingen omvatten personeelskennis met loonlijstbeleid en procedures; effectiviteit van strategieën voor werving en behoud van personeel; mogelijkheden voor personeel om een passende opleiding te volgen; efficiëntie van procedures voor het bijhouden van tijdinvoer; tijdige betaling van salarissen van werknemers; en consistentie van overwerk en tijd in vervangingsprocedures.
Human resource-gerelateerde functies omvatten een evaluatie van de administratieve opleidingsmogelijkheden voor personeel; ontwikkeling, implementatie of monitoring van niet-discriminerende wervingspraktijken en beoordelingen door medewerkers; systemen voor het documenteren van opleiding van werknemers en werkervaring; effectiviteit van werknemersoriëntatiesessies; ontwikkeling van documentopslag- en retentiebeleid voor personeelsdossiers en het beleid voor werknemersverlof en verzuim.
Financiële uitgaven
Controleposten voor financiële uitgaven kunnen een beoordeling omvatten van verwerkingssystemen voor bestellijsten, facturen en inkooporders; citaat selectie beoordeling methoden; en het proces voor goedkeuring van contractdienstverlening.
Operationele checklist-items omvatten de verwerking van leveranciersfacturen en de evaluatie van de levering van leveranciersservices; methoden van volgservice gekocht; beleid met betrekking tot terugbetalingen en voorschotten van werknemers; beoordeling van onderhoudsovereenkomsten; administratie en rapportering van de uitbetaling van contracten en subsidies; en een evaluatie van kostenbeheersingsprocedures en -uitgaven.
Informatie Technologie
Een organisatorische beoordeling van informatietechnologieprocessen kan een beoordeling bevatten van de bekendheid van het personeel met technologische richtlijnen, beleid, procedures en normen; monitoring of implementatie van risicobeoordelingen van informatietechnologie en planning van de bedrijfscontinuïteit; wijzig managementbeleid voor besturingssystemen en upgrades; systeembeveiliging, applicatiebeheer en back-up van het besturingssysteem; en onderhoud van softwarelicentieovereenkomsten.
