Kleine geldmiddelen worden binnen organisaties gebruikt om kleine uitgaven te dekken, zoals kleine hoeveelheden kantoorartikelen, portokosten, parkeerkosten voor bezoekers of taxitarieven. Kleine geldmiddelen worden vaak als contant geld op de werkplek bewaard. Vanwege het liquide karakter van een kleine kasrekening bestaat er een andere reeks risico's voor kleine geldmiddelen ten opzichte van andere fondsen binnen een organisatie.
Persoonlijke leningen
Een medewerker die toegang heeft tot het kleine kasfonds, kan denken dat het acceptabel is om het fonds te gebruiken als een persoonlijk leninglening voor de korte termijn, geld te nemen van het fonds om rekeningen te betalen of andere persoonlijke uitgaven te dekken totdat hij wordt betaald. Dergelijke transacties worden niet geregistreerd en kunnen leiden tot regelrechte diefstallen van de kleine kasmiddelen. Op zijn minst zijn de fondsen niet beschikbaar voor legitiem gebruik tijdens de "lening" -periode van de werknemer.
Check Verzilvering
Wanneer een kasgeldfonds is ondergebracht op een bankrekening, kan een medewerker die toegang heeft tot het account, proberen persoonlijke cheques in te wisselen met het account. Banken hebben mogelijk beleid dat het incasseren van persoonlijke cheques verhindert, maar het risico dat een medewerker een cheque zal innen die onvoldoende geld bevat, bestaat. Wanneer de slechte cheque terugkomt, worden de fondsen uit het kleine kasfonds getrokken, waardoor er complicaties ontstaan totdat de situatie is verholpen.
Uitgaven record
Omdat een klein kasfonds de gebruikelijke procedures voor het rapporteren van uitgaven binnen een organisatie omzeilt, neemt het risico op verduistering van de kleine kasmiddelen toe. Het bijhouden van het grootboek of het bijhouden van kleine geldbedragen met het fonds verhoogt het risico van verduistering nog verder. Het record van kleine gelduitbetalingen mag niet bij het kleine geld worden bewaard en mag niet worden onderhouden door iemand die toegang heeft tot het kleine kasfonds. Het hebben van een andere uitgavenregistratie helpt het misbruik van het fonds te voorkomen.
Onbevoegde toegang
Kleine geldmiddelen zijn liquide middelen, dus toegang tot dit geld moet worden beperkt tot één persoon om te voorkomen dat meerdere bewaarders elkaar de schuld geven van ontbrekende fondsen. De enkele houder van de kleine kasmiddelen moet verantwoordelijk worden gehouden voor het bewaren van het geld op een veilige plaats. De doos waarin het contante geld zit, moet een slot hebben - de lade van een kassier is een verstandige optie - om ongeautoriseerde toegang te helpen ontmoedigen. Om het kleine geldfonds verder te beveiligen, moet de doos op een veilige locatie worden bewaard, zoals een afgesloten kast, bureaulade of kluis waar alleen de bewaarder van het kleine geldfonds toegang toe heeft.
