Een gespreksrapport is een belangrijk aspect van succesvol zaken doen. Verkopers en andere professionals gebruiken oproeprapporten om de details van alle telefoongesprekken die ze maken vast te leggen, evenals bezoeken aan potentiële en bestaande klanten. Oproeprapporten bevatten meestal wat werd besproken, de uitkomst van het gesprek en andere relevante informatie. Deze rapporten worden vervolgens voorgelegd aan supervisors en worden gebruikt om de contacten met klanten bij te houden. Ze kunnen supervisors ook waardevolle feedback geven over de prestaties van een medewerker.
Begin met te documenteren met wie je sprak. Neem gedetailleerde informatie over deze persoon op. Het kan een klant, potentiële klant of terugkerende klant zijn. Het oproeprapport moet de naam van de persoon, functie, bedrijf, contactgegevens en alle andere bepalende kenmerken bevatten. Een voorbeeldkarakter kan zijn dat deze persoon klaar is voor een promotie die hem meer macht binnen het bedrijf zou geven.
Voeg in het rapport toe of u tijdens het gesprek of bezoek met iemand anders hebt gesproken. U hebt mogelijk gesproken met een receptioniste of assistent, of iemand anders van het bedrijf heeft mogelijk deelgenomen aan de verkoopbezoek. Zorg ervoor dat u relevante informatie over de derde partij opneemt, bijvoorbeeld of zij de mogelijkheid heeft om te beslissen of het bedrijf bij u koopt.
Noteer het doel van het gesprek en of het in persoon was of aan de telefoon. Je hebt misschien geprobeerd een verkoop te doen, informatie te krijgen of gewoon een bestaande klant in te halen. Het doel van de oproep specificeren is belangrijk omdat u en uw leidinggevende moeten analyseren of de oproep succesvol was of niet.
Voeg uw mening toe over het succes van de oproep naar het oproeprapport. Het succes wordt meestal bepaald door het resultaat. Als het uiteindelijke resultaat bijvoorbeeld een verkoop was, was de aanroep waarschijnlijk succesvol. Het succes is echter niet altijd zwart of wit. Misschien probeerde u een contact te maken met een potentiële nieuwe klant. Als u dus met deze persoon kon praten, was de oproep succesvol, ongeacht of een verkoop al dan niet was gesloten.
Vermeld alle andere informatie waarvan u denkt dat deze relevant was in het oproeprapport. Het uiterlijk en het gevoel van het kantoor of de stemming van de persoon waarmee u sprak, kunnen mogelijk allemaal relevant zijn voor het uiteindelijke resultaat van de oproep of het bezoek. Ook kan dergelijke informatie bepalen hoe u contact opneemt met deze persoon in de toekomst. Als een potentiële klant bijvoorbeeld geïrriteerd lijkt door uw verkoopbenadering, kan uw supervisor suggereren dat een andere verkoper in uw kantoor met een andere verkoopaanpak in de toekomst contact probeert te maken met deze specifieke persoon.
Tips
-
Zorg ervoor dat u de juiste spelling en grammatica gebruikt in uw gespreksrapporten. U wilt uw supervisor niet lastig vallen met eenvoudige fouten. Per slot van rekening kan hij uw oproeprapporten gebruiken om uw prestaties en waarde voor het bedrijf te evalueren.
