Jeugdgroepsbijeenkomsten, retraites en activiteiten moeten van tevoren worden gepland, zodat je weet wat je wilt doen en bereiken binnen een bepaalde tijd. De beste manier om uw plannen te documenteren, is door een agenda te maken. Agenda's zijn als lijsten die de volgorde van de discussies of activiteiten in kaart brengen die u tijdens uw tijd samen wilt doen. Door jongeren een agenda te geven die geschikt is voor hun leeftijd, kunnen ze volgen om te zien wat voor soort dingen er daarna gebeuren.
Schrijf de naam van je jeugdprogramma bovenaan een standaard Letter-formaat document. Zet de datum eronder, samen met de begin- en eindtijden, indien van toepassing. Vermeld ook de locatie van het programma.
Maak een lijst van de activiteiten of discussies in de volgorde waarin u ze wilt laten plaatsvinden. Elke individuele activiteit of discussiepunt moet een opsommingsteken of een cijfer ernaast bevatten. In een lijstindeling is een voorbeeld bijvoorbeeld: "I) Icebreaker-activiteiten, II) Kennismaken met je Welcome Packet Review, III) Groepsworkshop …"
Verzin de lijst met activiteiten en discussies in een logische volgorde die achter elkaar logisch is. De agenda wordt van bovenaf gevolgd, dus de activiteiten en discussies moeten soepel verlopen.
Neem items op de agenda op die u tijdens de vorige vergadering of retraite misschien niet hebt kunnen bespreken. Wijs een deel van de agenda toe aan deze vervolgitems. U kunt een nieuw gedeelte onder aan de agenda maken en dit label labelen als 'Previous Discussion Items' of 'Follow-up Items'.
Geef tijd aan de agenda voor jongeren om een kleine pauze te nemen, vooral als dit een lange vergadering of retraite is. In tegenstelling tot volwassenen, kan de jeugd niet in staat zijn om langdurig te zitten en toch met succes focus en aandacht te behouden.
Wijd het einde van de agenda toe aan een vraag-en-antwoordsessie voor jongeren. Hier krijgen jongeren de kans om opheldering te krijgen over dingen die hen in verwarring brengen of vragen te stellen over wat is gedekt.
