Bedrijven zijn afhankelijk van hun salarisadministrateurs voor het beheren en coördineren van het loonproces. Payroll-accountants registreren de uitgaven in verband met de loonlijsten van het bedrijf, de verplichtingen die zijn aangegaan en de betaling van die verplichtingen. Payroll-accountants coördineren ook de rapportage van loonverplichtingen op de jaarrekening met de grootboekaccountant.
Standaard loonlijstinvoer
Bedrijven betalen hun werknemers op basis van een vooraf vastgesteld betalingsschema. Sommige bedrijven betalen wekelijks, sommige tweewekelijks en sommige maandelijks. Wanneer de payroll-accountant de reguliere payroll registreert, neemt zij de lonen, de loonaftrek en de loonheffingen van de werkgever voor haar rekening. Loonheffingen zijn inclusief VAIS-belasting voor sociale zekerheid en Medicare, federale inkomstenbelasting en ziekteverzekering. Het nettobedrag dat aan werknemers moet worden betaald, wordt geregistreerd als netto te betalen salaris. De loonheffingen van de werkgever omvatten VAIS-belasting, FUTA-belasting voor federale werkloosheid en SUTA-belasting voor werkloosheid onder de staat. Wanneer de boekhouder de invoer doet, registreert ze een debetboeking voor de loonkosten voor het volledige bedrag van de loonlijst. Vervolgens registreert ze een creditering voor te betalen belastingen op FICA, federale inkomstenbelasting, te betalen ziekteverzekering en andere inhoudingen op de loonstrook van de werknemer. Zij maakt een definitieve creditering van de netto te betalen lonen. De accountant registreert vervolgens de loonbelasting van de werkgever. Ze debiteert loonbelasting en te betalen belastingen FICA, FUTA belasting en SUTA belasting. Betaalbare FICA-belasting, te betalen federale inkomstenbelasting, te betalen ziekteverzekering, netto te betalen salaris, te betalen FUTA-belasting en verschuldigde SUTA-belasting zijn alle loonadministratie-rekeningen.
Betaling van loonverplichtingen
Wanneer de accountant het saldo betaalt op elke rekening van de loonadministratie, registreert hij de betaling in de boekhouding. Hij debiteert elke rekening voor loonadministratie voor het saldo en crediteert contanten voor het totale bedrag.
Payroll Liability Accruals
Soms overschrijdt de betaalperiode tussen twee boekhoudperioden, zoals het einde van de maand. Aan het einde van de eerste periode registreert de accountant de loonkosten en de loonverantwoordelijkheid voor het deel van de payroll dat kan worden toegerekend aan de eerste periode. Ze neemt het percentage van de betaalperiode dat van toepassing is op de eerste periode en vermenigvuldigt dat bedrag met de totale loonlijst. De loonheffingen en de loonheffingen van de werkgever worden berekend op basis van het totale loonbedrag dat van toepassing is op de eerste periode. De accountant maakt dezelfde journaalboekingen aan als zij om de standaardverplichtingen voor de loonlijst met deze bedragen vast te leggen. Wanneer de volgende periode begint, keert de boekhouder de opbouw van de loonbelasting om. Hierdoor kan ze doorgaan met het normaal opnemen van de posten voor de loonadministratie.
Financiële rapportering van loonverplichtingen
Salarisverplichtingen identificeren de bedragen die het bedrijf verschuldigd is aan verschillende overheidsinstanties, werknemers en zorgverzekeraars. Bedrijven betalen payroll-verplichtingen binnen een kort tijdsbestek, wat deze accounts kwalificeert als kortlopende verplichtingen. De accountant rapporteert de kortlopende verplichtingen op de balans aan het begin van het passiefgedeelte.
