Door online een handleiding voor beleid en procedures te hebben, kan elke medewerker het beleid en de procedures op elk moment bekijken zonder zich zorgen te hoeven maken over recente updates. De compay vermijdt het afdrukken van meerdere papieren kopieën als nodig voor verschillende afdelingen. De eerste stap is het schrijven van de beleids- en procedurehandleiding en de volgende stap is om een gratis account te maken met Google Docs, een webgebaseerde interface waarmee een lid documenten kan uploaden en delen met anderen. Upload vervolgens het document en stel de machtigingsniveaus in voor diegenen die het document kunnen bekijken.
Items die je nodig hebt
-
Tekstverwerkingssoftware op een pc geïnstalleerd
-
internetverbinding
-
E-mailadres
Open een nieuw document in uw tekstverwerkingssoftware. Geef in het kort aan welke inhoud moet worden opgenomen in de beleids- en procedurehandleiding. U kunt de handleiding per afdeling en per taak in elke afdeling splitsen. Zorg ervoor dat u contactgegevens opneemt voor belangrijke personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor elke afdeling. Formatteer en proef het document. Sla je werk op.
Log in op internet en ga naar google.docs.com. Maak een account aan met een aangewezen werk-e-mailadres met een wachtwoord dat letters en cijfers bevat. Controleer uw e-mail voor de bevestigings-e-mail van Google met informatie over uw nieuwe account en klik op de bevestigingslink in de e-mail om het accountproces te voltooien.
Log opnieuw in op uw nieuw aangemaakte account. Klik op 'Document uploaden' naast de menu-opties aan de linkerkant. Er verschijnt een nieuw venster met twee secties. De linkerbalk geeft uw bureaublad of de bestanden op uw harde schijf weer, afhankelijk van hoe u deze hebt ingesteld. Gebruik de pijlpictogrammen boven aan het venster om naar de plaats waar u de beleids- en procedurehandleiding hebt opgeslagen te navigeren. Klik op het beleids- en procedureboekbestand om het weer te geven in het vak "Bestandsnaam". Klik op 'Openen'. In Google Documenten wordt een statusbalk weergegeven wanneer de upload is voltooid.
Klik op 'Terug om documenten te beheren'. Klik op het lege selectievakje naast de zojuist geüploade Policy and Procedure Manual.
Klik op "Deel document" in de werkbalk boven de handleiding. Dit opent een andere kleine doos waarin u de e-mailadressen kunt invoeren van degenen die u toestemming wilt geven om het document te bekijken of te bewerken. Tenzij je supervisor je anders heeft verteld, kies je nu voor 'Bekijken'. Wanneer u op 'Uitnodigen' klikt, wordt een nieuw e-mailbericht verzonden naar degenen die u heeft vermeld, zodat ze weten dat er een nieuw document is dat ze kunnen bekijken. U hebt nu een complete online beleids- en procedurehandleiding.
Tips
-
U kunt de instellingen aanpassen door te spelen met machtigings- en meldingsniveaus. Als u wilt, kan Google Documenten degenen die u uitnodigt, informeren telkens wanneer een wijziging in het document wordt aangebracht. Hiermee weten uw collega's dat er een bijgewerkte versie is die moet worden bekeken. Als alternatief biedt Google Documenten ook een link vanaf de hoofdpagina om uw document te delen als een permanente webkoppeling, waardoor het gemakkelijker is om te distribueren naar grotere aantallen mensen en u kunt voorkomen dat u de machtigingsniveaus dagelijks moet bijwerken.
Waarschuwing
Deel het Google Documenten-wachtwoord niet met iedereen waartoe u geen toegang wilt hebben om wijzigingen aan te brengen in het account.
