Het voorbereiden en schrijven van goede vergaderminuten zijn vaardigheden die iedereen kan verwerven met een beetje voorbereiding en aandacht voor detail. Een onpartijdige en correcte registratie van vergaderingen is voor veel bedrijven een wettelijke vereiste. Of u nu notulen schrijft voor een bedrijf, politieke, sociale of vrijwilligersorganisatie, de notulen zullen een permanent onderdeel worden van de geschiedenis van de organisatie. In veel gevallen worden de minuten jaren, tientallen en soms eeuwen bewaard.
Items die je nodig hebt
-
Agenda
-
Lijst met aanwezigen
-
Bandrecorder
-
notitieboekje
Kom vroeg op de vergadering met de agenda van de vergadering, lijst met aanwezigen en apparatuur die nodig is om de notulen op te nemen. Kies een stoel in de buurt van de vergaderfacilitator. Als u in de buurt van de facilitator van de vergadering zit, kunt u beter horen en gemakkelijk om opheldering vragen.
Vraag of u een bandrecorder kunt gebruiken om een audiotranscript van de vergadering op te nemen. Als u aantekeningen maakt op een computer, controleert u of deze goed werkt en beschikt u over een papieren notitieblok en schrijfinstrumenten om als back-up te gebruiken bij het maken van notities als de computer uitvalt.
Noteer de datum en tijd waarop de vergadering wordt geroepen om te bestellen. Noteer de essentie van de rapporten van de officieren en de verslagen van de comités. Meestal worden volledige rapporten aan de vergadernotulen toegevoegd. Neem bewegingen op wanneer deze zich voordoen. Opnemen wie elke beweging heeft geïntroduceerd, wie de beweging heeft gedetacheerd en of de beweging is goedgekeurd, wat bekend staat als 'uitgevoerd' of mislukt. Als een agendapunt is ingediend - niet is behandeld tijdens de vergadering maar werd uitgesteld voor een later tijdstip, merk dan op wie de beweging heeft geïnitialiseerd om het item in te delen en wie de beweging heeft gestationeerd. Recordaankondigingen en de data van vervolgvergaderingen.
Zoek of maak een sjabloon voor vergaderminuten. Uw organisatie heeft mogelijk al een sjabloon voor vergaderminuten. Als dit niet het geval is, kunt u een van de vele online beschikbare vergadermomentemplates gebruiken of uw eigen sjabloon maken. De sjabloon heeft een kop-, tekst- en handtekeningregel nodig. De kop bevat de naam van de organisatie en de datum, tijd en locatie van de vergadering.
Maak de body van de template met behulp van de agenda van de vergadering als uw gids. Neem de volgende items op in dat deel: aanwezigheidsstatistieken, goedkeuring van de laatste notulen, verslagen van functionarissen en commissies, oude bedrijven, nieuwe contracten, aankondigingen en uitsteltijd.
Zorg ervoor dat de sjabloon handtekeningregels en datalijnen bevat voor de secretaris en de goedkeuringsinstantie.
Bereid uw minuten voor met behulp van de sjabloon. Elimineer buitensporige details. Noteer wat er is besloten, wie de actie zal uitvoeren, wanneer dit moet gebeuren en hoe de organisatie zal weten wanneer de actie is voltooid. Nadat u uw eerste concept hebt voltooid, bekijkt u het audiotranscript van de vergadering om ervoor te zorgen dat u alles vastlegt wat nodig is. Bewerk vervolgens uw minuten.
Notulen zijn een overzicht van acties die de organisatie neemt. Het is geen verslag van alles wat wordt gezegd, wat een afschrift is. Houd je notulen professioneel. Voeg uw mening, oordeel of interpretatie niet toe. Zinnen als 'verhit debat' en 'uitstekende reacties' horen niet thuis in professionele vergadernotulen. Neem nooit moties op die zijn ingetrokken.
Voeg officier en commissierapporten bij tot uw ingevulde notulen. Maak het vereiste aantal exemplaren. Verspreid de vergaderingsnotulen zo mogelijk vóór de volgende vergadering zodat toevoegingen en / of correcties snel kunnen worden aangebracht.
Tips
-
Schakel aanwezigen op uw lijst uit als ze op de vergadering aankomen. Noteer prestaties en zorgen. Verifieer namen zijn correct gespeld. Bewaar een reservekopie van uw minuten. Wees niet bang om om opheldering te vragen.
