Onder bepaalde omstandigheden vormen de notulen van een vergadering een juridisch document dat niet kan worden gewijzigd zonder een stem van de raad van bestuur. Onjuiste wijzigingsnotulen kunnen ertoe leiden dat stemmen, contracten, aanstellingen en andere acties die tijdens de vergadering worden ondernomen, worden geannuleerd of geannuleerd. Gebruik een eenvoudige procedure om ervoor te zorgen dat u uw minuten correct wijzigt.
Bepaal of de notulen al formeel zijn goedgekeurd door een stem van de raad van bestuur of dat ze alleen ter beoordeling zijn voorgelegd aan een voorzitter of directiecomité. Ontwerpnotulen waarover niet door een bestuur is gestemd, kunnen worden gewijzigd zonder een stem van het bestuur.
Als de voorgestelde wijzigingen worden aangebracht aan een persoon of mensen die de minuten vóór de minuten bekijken, gaat u naar het volledige bord en stelt u de gewenste wijzigingen voor. Vergelijk de voorgestelde laatste formulering met de oorspronkelijk ingediende notulen. Verklaar de reden voor de veranderingen. Als iedereen het erover eens is, moet een secretaresse de oorspronkelijk ingediende, niet-goedgekeurde minuten wijzigen.
Als de voorgestelde wijzigingen worden aangebracht voor de notulen die nog niet zijn goedgekeurd door het bestuur en tijdens een vergadering van de raad, volg dan de volgende procedure:
Laat de voorzitter een voorstel doen om de notulen van de vergadering goed te keuren. Wacht tot de beweging wordt gedetacheerd. Laat de voorzitter de zaak ter discussie stellen. Laat de persoon die de wijziging voorstelt, zijn reden voor de wijzigingen presenteren. Laat de persoon die de wijzigingen voorstelt na de discussie een voorstel indienen om de notulen te wijzigen en de exacte formulering van de suggesties te geven. Wacht tot de beweging wordt gedetacheerd. Laat de voorzitter de discussie afsluiten en de vraag stellen, of de stemming aannemen. Leg de stemming vast, inclusief de namen van degenen die voor, tegen en onthouding zijn.
Als de voorgestelde wijzigingen worden aangebracht in de notulen die eerder door het bestuur zijn goedgekeurd, volg dan dezelfde procedure voor het wijzigen van de notulen die voor de eerste maal ter goedkeuring aan de raad worden voorgelegd.
Laat de opname-secretaresse of persoon die minuten noteert tijdens de vergadering de wijzigingen in de minuten aanbrengen. Bovenaan het document dat de datum bevat waarop de minuten oorspronkelijk zijn gemaakt, houd er rekening mee dat de minuten nu gewijzigde minuten zijn. Vermeld de datum van de wijzigingen en de naam van de persoon die de notulen wijzigt.
