De vergadermomenten zijn een overzicht van de deelnemers aan een vergadering en de besproken onderwerpen. Notulen dienen als een nuttige referentie van discussies en besluiten, evenals een ondersteunend document voor interne aanbevelingen.
Items inbegrepen
De opening van de vergadernotulen bevat een lijst met deelnemers. Het geeft ook de datum, tijd en instelling van de vergadering aan. Tijdens de vergadering worden onderwerpen gepresenteerd voor discussie en soms gestemd of besloten. In de follow-up-minuten wordt verwezen naar de deelnemers die bij elk onderwerp zijn betrokken. De notulen noteren ook de ideeën die ter discussie werden gesteld en die elke belangrijke gedachte presenteerden. Stemmen of beslissingen, samen met gerichte actiestappen, zijn ook opgenomen in minuten.
Soorten vergaderingen
Deelnemers aan informele werk- of commissievergaderingen nemen vaak hun eigen aantekeningen. Eén lid kan zelfs een beoordeling van de vergadering aan andere deelnemers verspreiden. Georganiseerde en gestructureerde vergadernotulen worden echter normaal alleen gebruikt voor meer formele bijeenkomsten. Notulen worden meestal bewaard voor vergaderingen van het organisatiecomité, bestuursvergaderingen, overheidsinstanties of kantoorvergaderingen en openbare vergaderingen. Een secretaresse of een administratief personeelslid maakt meestal aantekeningen en stelt de notulen op.
Referentie gebruik
Leden van werkgroepen of commissies gebruiken vaak vergadernotulen als referentie. De notulen begeleiden elke betrokken persoon over zijn rol bij het uitvoeren van genomen beslissingen. In samenwerkende settings helpen notulen ook leiders elke persoon verantwoordelijk te houden voor zijn rol. Als een teamlid een overeengekomen actie niet uitvoert, kan hij door een leider worden berispt. Notulen van vergaderingen van de overheid of openbare organisaties voldoen ook aan de verplichting van openbare instanties om informatie over te brengen aan de bevolking die zij dienen en om officiële zaken te registreren.
Documentatie Gebruik
In sommige gevallen worden vergaderminuten ook gebruikt als ondersteuningsdocument. Organisatorische comités bespreken vaak problemen, resoluties en acties en doen vervolgens een formele aanbeveling aan een groter bestuur of orgaan. De notulen worden vaak bij de inzending gevoegd om de gesprekken aan te tonen die door de commissie zijn aangegaan. In een college, bijvoorbeeld, sturen scholen of educatieve programma-afdelingen meestal adviesvergaderingsnotulen in ter ondersteuning van curriculumvoorstellen.
