Of u nu een liefdadigheidsinstelling leidt, het jaarlijkse vakantie feestje speelt of een nieuw trainingsprogramma start en een consultant nodig heeft, sollicitatiebrieven zijn een belangrijk instrument om hulp aan te trekken. Bedrijfsverzoekbrieven moeten duidelijk en beknopt zijn en alle relevante informatie bevatten die uw ontvanger nodig heeft om een beslissing te nemen en te handelen. Bovendien moet u in uw regio wet op werving kennen om ervoor te zorgen dat alles buiten uw bereik ligt.
Identificeer het doel van uw brief. Bent u op zoek naar donaties of zoekt u een offerte voor een contractjob? Verzoekbrieven worden vaak gebruikt door entiteiten zoals liefdadigheidsorganisaties die op zoek zijn naar donaties of bedrijven die offertes zoeken bij potentiële aanbieders voor een specifiek evenement, initiatief of programma. Maak een uitgebreide lijst met toepasselijke entiteiten waarnaar u de brief wilt verzenden en zorg ervoor dat deze voldoen aan de criteria voor de services die u zoekt.
Geef een overzicht van de relevante details. Om de beste reactie te krijgen, moet uw brief specifieke verwijzingen bevatten naar de diensten die u zoekt. Deze gegevens omvatten de datum en tijd van het evenement of project en de vereiste taken. De brief moet ook expliciet vragen om een prijsopgave van de ontvanger om de gevraagde taken uit te voeren. Als dit voor een inzamelingsinspanning voor een liefdadige organisatie is, wees dan transparant over het feit dat u om geld vraagt. U moet ook de minimale of standaard donatie illustreren die u verwacht. Als u geen minimale donatie heeft, kunt u die informatie ook opnemen.
Voeg voordelen toe. Vertel de entiteit in de brief welke voordelen hij zal ondervinden van zijn deelname aan uw inspanningen. Voordelen kunnen een vorm van publiciteit voor zijn bedrijf of organisatie omvatten, of publieke erkenning van zijn daden. Geef aan wat voor soort publiciteit dit zal zijn, waar het zal verschijnen en voor welk tijdsbestek.
Maak het proza duidelijk. De inhoud en vormgeving van de brief moet duidelijk, beknopt en respectvol zijn. Vermijd bloemrijke taal en ongemakkelijke zinnen en alinea-indeling. Respecteer het feit dat je beoogde publiek druk is en het materiaal met efficiëntie en gemak wil lezen.
Houd rekening met lokale wervingswetten. Veel staten hebben wetten met betrekking tot het werven van zaken of geld. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat een liefdadigheidsinstelling zich formeel bij de staat registreert voordat dergelijke brieven kunnen worden verspreid. Een goede blik op deze zaken zal niet alleen uw project legaal op gang brengen, maar u ook aanzienlijke kopzorgen besparen bij nationale en lokale ambtenaren. Begin met uw bureau voor statuscontroles om uw rechten en verantwoordelijkheden vast te stellen.
