Boekhoudsystemen hoeven niet ingewikkeld te zijn en veel kleine bedrijven doen het goed met een handmatig systeem. Papier en potlood waren de manier waarop de boekhouding werd uitgevoerd vóór de komst van computers. Het handmatige proces kan vervelend en foutengevoelig zijn, maar het is eenvoudig en goedkoop, waardoor het een perfecte keuze is voor computerfobieken of voor mensen die om welke reden dan ook geen geautomatiseerde systemen kunnen gebruiken.
Items die je nodig hebt
-
Pads van zuilvormig papier
-
Binders
-
Rekenmachine
-
Potlood
-
Gom
-
Beginnen met tussentijdse kennis van de boekhouding
Selecteer uw tijdschriften en een papier met kolommen, traditioneel in lichtgroene kleur. U zou een verkoopdagboek kunnen hebben waarin u al uw contante verkopen boekt, en een te ontvangen dagboek om uw vorderingen te boeken. Maak een apart journaal voor uitgaven met kolommen om de soorten uitgaven te identificeren. Gewoonlijk worden elke maand kolommen bij elkaar opgeteld en worden journaalboekingen geboekt naar het grootboek, gescheiden gehouden in een kolomvormig vlak.
Zodra u veel zuilpapieren hebt ontvangen, kunt u overwegen ze in hun eigen map op te slaan: een binder voor contante ontvangsten, een andere voor crediteuren. Kleine bedrijven kunnen slechts één groot bindmiddel gebruiken, opgedeeld in gebieden op tabbladen. Het gaat erom dat je kunt vinden wat je zoekt zonder uren te besteden aan het zoeken naar een specifieke pagina.
Houd een lopend totaal in uw tijdschriften en grootboek. Een verkoopdagboek kan bijvoorbeeld de laatste kolom hebben voor een cumulatieve afweging van verkopen, zodat u een totaal aan uw vingers hebt, op basis van behoefte.
Zodra transacties een volledige kolompagina invullen, is het tijd om alle kolommen bij elkaar op te tellen en de totalen naar de volgende pagina te verplaatsen om door te gaan met het boeken van transacties. Zorg ervoor dat u elke pagina identificeert met de naam van het tijdschrift of grootboek. Paginanummers kunnen ook worden gebruikt.
Datum uw transacties in tijdschriften en grootboeken. De eerste kolom van een kolompagina is meestal gereserveerd voor datums, die cruciaal zijn bij het uitvoeren van afstemmingen. Als u bijvoorbeeld vanaf een bepaalde datum een storting op uw bankafschrift ziet, zou u dat op dezelfde datum terug moeten kunnen traceren naar een storting in uw kasboek. Een handmatig boekhoudsysteem zonder datums kan snel een nachtmerrie worden. Ga daar niet heen.
Tips
-
Veel kleine bedrijven gebruiken chequeboekjes als kasjournaal en dat werkt ook.
Waarschuwing
- Controleer uw berekeningen. - Corrigeer uw fouten meteen en herbereken zonder oponthoud. Het is gemakkelijk om te vergeten om alle nummers aan te passen wanneer er een fout wordt gevonden. -Houd de boekhoudpagina's in een veilige omgeving en maak elke maand een kopie van deze pagina's, zodat u, als u ze kwijtraakt, over een back-updocumentatie beschikt.
