Wanneer u een bedrijf leidt, moet u beslissen welk type boekhoudsysteem u wilt gebruiken. U kunt kiezen tussen een handmatig boekhoudsysteem of een geautomatiseerd boekhoudsysteem. Hoewel geautomatiseerde systemen handig zijn, zijn er enkele duidelijke voordelen die handmatige boekhoudsystemen kunnen bieden.
Vermijd corrupte gegevens
Een van de voordelen van het gebruik van een handmatig boekhoudsysteem is dat u weet dat uw documenten altijd beschikbaar zijn wanneer u ze nodig hebt. Dit is niet altijd het geval wanneer u een geautomatiseerd systeem gebruikt. Wanneer u een geautomatiseerd boekhoudsysteem gebruikt, raken de gegevens vaak beschadigd en kunt u de informatie niet langer gebruiken. Op dat moment kunt u mogelijk jarenlange gegevens verliezen die u hard nodig hebt voor uw bedrijf.
Duplicatiefouten
Wanneer u een handmatig boekhoudsysteem gebruikt, hoeft u zich geen zorgen te maken over duplicatiefouten. Met een geautomatiseerd systeem bestaat de kans dat u het verkeerde bestand dupliceert en een verouderde reeks cijfers gebruikt. Met een handmatig systeem hebt u eenvoudigweg een boek met uw gegevens erin. Het dupliceren van de gegevens zou een zeer betrokken proces zijn, dat waarschijnlijk niet zal plaatsvinden. Dit helpt u om te voorkomen dat u de verkeerde gegevens gebruikt.
Veranderingen maken
Een ander voordeel van handmatige boekhoudsystemen is dat ze gemakkelijker kunnen worden gewijzigd. Wanneer u een invoer in uw grootboek moet wijzigen, neemt u eenvoudig een gum en wist u de invoer. Vervolgens kunt u het nieuwe item in de lege notitie schrijven. Wanneer u een invoer in uw geautomatiseerde boekhoudsysteem moet wijzigen, moet u mogelijk een wachtwoord invoeren en het juiste bestand zoeken voordat u het kunt wijzigen. Dit kost meer tijd en kan problemen veroorzaken.
Toegankelijkheid
Een ander voordeel van het gebruik van een handmatig boekhoudsysteem is dat het gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen die de informatie nodig heeft. Bedrijfseigenaren kunnen bijvoorbeeld vertrouwen op hun boekhoudkundig personeel om de boekhoudsoftware en de informatie daarin te verwerken. Als de eigenaars toegang nodig hebben tot bepaalde gegevens in het systeem, moeten ze wachten op iemand van de boekhoudafdeling om het voor hen te krijgen. Met een handmatig systeem kunnen ze gemakkelijk in het boek kijken en de informatie zelf krijgen.
