Robert's Rules of Order is de definitieve handleiding voor het houden van een openbare vergadering. Eerst geschreven door Henry Martyn Robert in 1876, het boek en de daaropvolgende edities zijn gebaseerd op de huidige parlementaire procedure.
De notulen van een vergadering zijn de officiële gegevens van wat er in die vergadering is gebeurd. Ze zijn de documentatie van moties, stemmen en commissieverslagen. Voor het grootste deel zijn de notulen een verslag van wat er tijdens elke vergadering wordt gedaan, in plaats van wat er wordt gezegd.
Volgens Robert's Rules of Order moeten de notulen aan het begin van elke volgende vergadering worden gelezen en goedgekeurd. Als er een ongewoon lange tijd tussen vergaderingen is - of als het lezen van de notulen onpraktisch is - kunnen de notulen worden goedgekeurd, met instemming van de instantie, door de voorzitter en het uitvoerend comité.
Dien minuten in ter goedkeuring.
Normaal gesproken kan een fout in de notulen onder de aandacht van de voorzitter worden gebracht. Hij zal de correctie informeel goedkeuren.Als er enige meningsverschillen zijn over de correctie, moet worden gestemd over het al dan niet goedkeuren van de voorgestelde wijziging van de notulen.
Maak een gedetailleerde opmerking als een fout in de notulen moet worden gecorrigeerd.
Corrigeer de tekst van de goedgekeurde minuten. Volgens de Rules of Order van Robert moeten in de notulen van de vergadering waarop de correcties zijn aangebracht, worden vermeld dat de notulen (van de vorige vergadering) "goedgekeurd zijn als gecorrigeerd".
Om een fout in de notulen te corrigeren nadat ze al zijn goedgekeurd, moet een lid een motie indienen om 'eerder goedgekeurd iets goed te keuren'.
Voer in de notulen van de vergadering de exacte bewoording in van de motie om 'eerder goedgekeurd iets te wijzigen' in de motie waarin de motie werd ingediend - en of deze werd aanvaard of afgewezen.
