"Robert's Rules of Order", een regelboek van de parlementaire procedure, kan organisaties helpen efficiëntere vergaderingen te houden. Vergaderingen worden geleid door een voorzitter, die verantwoordelijk is voor het leiden van de vergadering door de regels van het boek toe te passen en aan te geven wie op bepaalde tijden mag spreken. Je eerste taak als voorzitter is om een secretaris aan te stellen, die een geschreven verslag zal maken van wat er tijdens de vergadering gebeurt. Nadat de secretaris is gekozen, begint de vergadering.
Start de vergadering door te zeggen: "De vergadering komt op afroep." De groep wil misschien een openingsceremonie delen, zoals een oproep of recitatie van de belofte van trouw.
Nodig de secretaresse uit om de notulen van een vorige vergadering te lezen, als die er was, of vraag of er correcties zijn aan de notulen als ze van tevoren met de leden zijn gedeeld. Als er geen correcties zijn, keurt u de notulen goed zodat ze deel uitmaken van het officiële verslag van de evenementen van de vergadering.
Roep de leden op om te rapporteren over specifieke rollen of activiteiten, zoals het rapport van de penningmeester. Als er aanbevelingen worden gedaan, moeten wellicht aanvullende parlementaire procedures - bijvoorbeeld debatteren of stemmen - plaatsvinden. Als dat niet het geval is, gaat de vergadering verder om andere rapporten aan te pakken.
Behandel niet-afgeronde zaken alleen als een vorige vergadering is geëindigd als er nog items zijn die moeten worden besproken. Breng deze naar boven in de volgorde waarin ze oorspronkelijk waren gepland.
Vraag de groep of er nieuwe zaken zijn om te bespreken.Elke deelnemer kan "de vloer opeisen" om nieuwe zaken te bespreken.
Beëindig de vergadering door te zeggen: "Aangezien er geen zaken meer zijn, wordt de vergadering onderbroken."
Tips
-
Leen een exemplaar van het volledige rulebook en de beknopte handleiding van een bibliotheek of koop exemplaren voor uw organisatie, zodat u snel informatie over vergaderingen kunt opzoeken.
