Vaak is het in het bedrijfsleven noodzakelijk om een belangrijk bedrijfscommuniqué naar een groep mensen te sturen om hen op de hoogte te stellen van wijzigingen of herzieningen van het bedrijfsbeleid en de procedures. Als deze mensen tot een formele groep behoren, zijn er een aantal opties om een brief aan hen te richten.
Een groep in een brief aanspreken
Gebruik de officieel aangewezen naam voor de groep als de groep formeel is georganiseerd en wordt herkend onder die naam. Als de groep Daughters of the American Revolution is, bijvoorbeeld, is het volkomen juist om de brief aan de groep te richten met behulp van 'Beste dochters van de Amerikaanse revolutie'. Dit is de meest formele manier om te erkennen dat de informatie in de brief betrekking heeft op de consumptie van de volledige groep, maar het is twijfelachtig of de brief zelf zal worden gedeeld met de groep als geheel, maar eerder met de functionarissen en managers.
Het is ook acceptabel om de groep toe te spreken op basis van hun verzamelnaam en de benaming "Beste" te negeren. U kunt een brief beginnen met "Naar alle accountmanagers" of "Naar nachtploegbegeleiders".
Als de groep er een is waarin u een persoon wilt aanspreken wiens titel en naam onbekend zijn, is het aangewezen om de begroeting "Aan wie het zou kunnen schaden" te gebruiken. Hoewel deze zin veronderstelt dat het bedoeld is voor een persoon, is het geschikt om te gebruiken bij het adresseren van een groep. Deze aanhef, hoewel correct en gepast, mist de autoriteit die voortkomt uit het aanspreken van een belangrijke brief met de juiste naam en titel van de contactpersoon.
Gebruik een eenvoudige aanduiding zoals 'Distributie' of zelfs 'Zie distributie' in het veld 'Aan' van een bedrijfsmemorandum, vooral als de brief een interne notitie is. De namen van alle personen op de distributielijst moeten volledig in de brief worden vermeld, meestal als onderdeel van de footer-sectie. Deze lijst kan alfabetisch of op organisatiehiërarchie worden georganiseerd met de namen van de senior managers die eerst in volgorde zijn vermeld, gevolgd door een alfabetische lijst van alle ondergeschikten.
Vermeld de namen, titels en adressen van alle betrokken partijen als de groep klein is en niet verbonden door associatie met een enkel bedrijf. Deze methode is handig voor de ontvangers van de brief, die in één communiqué een handige naslaggids voor alle partijen krijgen.
